Creating Knowledge ja esimerkkejä pohjoismaisista datanhallintakäytänteistä

Creating Knowledge –konferenssi keräsi pohjoismaisia kirjastoammattilaisia yhteen kesäkuun alussa Tanskan Vingstediin. Ohjelma oli monipuolinen ja kiinnostava, ja erityisesti mieleen jäivät monet esitykset ja keskustelut datanhallinnan ympärillä. Miten pohjoismaiset kirjastot siis ovat mukana datanhallinnassa ja mitä voisimme heiltä oppia?

Erilaiset tieteen avoimuuteen liittyvät palvelut ovat arkipäiväistymässä jo monessa korkeakoulukirjastossa kautta pohjolan. Myös Lahden ammattikorkeakoulun avoimuuden käytänteet olivat yhtenä osana ohjelmaa, ja sitä kautta aihe nousi esiin myös useissa epävirallisemmissa keskusteluissa kautta konferenssin. Suomessa laadittu avoimuuden tiekartta ja selkeät, mitattavat avoimuuden kypsyysarvioinnin kriteerit herättivät laajaa kiinnostusta ruotsalaisissa ja norjalaisissa kollegoissa. Myös suomalaiset datanviittauskäytänteet kiinnostivat. Olikin mukavaa huomata, että Suomessa tehty edelläkävijätyö herätti paljon positiivista huomiota, ja toisaalta keskustella siitä, miltä kehitys on näyttänyt yksittäisen korkeakoulun näkökulmasta. Konferenssissa oli useita tutkimusdataan liittyviä esityksiä, esittelemme tässä tarkemmin kaksi niistä.

Kuva 1. Molemmat konferenssiaamut aloitettiin yhteislaululla. Kuva: Riikka Sinisalo

Uppsalan yliopiston kirjaston Moa Hedbrant ja Jonas Pettersson esittelivät keväällä 2017 käynnistämäänsä ”viisitoista minuuttia dataa” –konseptiaan, jossa kussakin yksikön kokouksissa käytettiin viisitoista minuuttia keskusteluun siitä, mitä data on ja kuinka paljon kaikkien kirjaston työntekijöiden pitäisi siitä tietää. Koulutusten tavoitteena oli kehittää datanhallinnan osaamista koko yksikön tasolla, huomioiden kuitenkin jo valmiiksi kiireisen arjen vaatimukset. Koulutukset toteutettiin sarjana siten, että kokonaisuus muodosti loogisesti etenevän, edellisille osioille rakentuvan koulutuspolun. Koulutussarjan eri aiheita olivat johdanto aiheeseen, datan haku, julkisen sektorin tuottama data, maantieteellinen data, datan lukutaito, datan ja datatiedostojen muodot, datan lataaminen ja datan visualisointi. Viimeinen vuoden 2017 koulutuskerta oli kertausta ja mieleen jääneiden asioiden testaamista visailun muodossa. Hyvien kokemusten innostamana koulutussarjaa jatkettiin myös vuonna 2018, käsitellen Euroopan dataportaalin e-oppimisohjelmaa, datan käsittelyä Excelissä, datan visualisoinnin käytännön harjoittelua, kansallisen ja organisaatiotason datankäsittelyä ja paikallisen data-arkiston käyttöä. Lisäksi suunnitteilla on vielä ainakin big dataan ja algoritmeihin liittyviä koulutuksia.

Tämä toimintatapa oli erittäin kiinnostava ja kustannustehokas, on aina helpompi löytää viisitoista minuuttia jollekin asialle kuin yrittää osoittaa sille useampi tunti aikaa. Näin asiat myös esitetään sopivan pieninä paloina, ja toisaalta teema pysyy pinnalla pidemmän koulutussarjan ansiosta.

Esityksessä pallo heitettiin myös osallistujille, mitä muita teemoja tällaisilla 15 minuutin koulutussessioilla voisi edistää? Vastauksia tuli paljon, ja eniten kannatusta keräsivät avoin saatavuus ja bibliometriikka. Puheenvuoronsa lopuksi Moa ja Jonas halusivat herätellä keskustelua siitä, kuinka paljon datanhallintaa jokaisen kirjastolaisen pitäisi osata? Tämä aihe onkin kiinnostava, ja sitä käsiteltiin myös konferenssin Open space –osiossa. Keskusteluissa oltiin yksimielisiä siitä, että data on yksi uusi keskeinen kirjaston toiminta-alue, jonka perusasiat kaikkien alalla toimivien tulisi tuntea. Toisaalta taas aihe on niin monisyinen, että erikoistuminen datanhallinnan eri osioihin on sekä tarpeellista että välttämätöntä, jotta kullakin organisaatiolla on aiheesta riittävän syvällinen osaaminen.

Kuva 2. Paula Martinez Lavanchy. Kuva: Johanna Kiviluoto

Paula Martinez Lavanchy ja Falco Hüser puolestaan esittelivät Technical University of Denmarkissa (DTU) tehtyä mittavaa työtä koko organisaatiolle yhteisen aineistonhallinnan kehyksen kehittämisessä ja jalkauttamisessa. Tätä varten yliopistossa muodostettiin lokakuussa 2015 DTU Research Data Forum, jossa olivat DTUn kirjaston lisäksi mukana tutkimuksesta vastaava dekaani, yliopiston alat ja laitokset sekä hallinto. Forumin tavoitteena oli paitsi edistää aineistonhallintaa yleensä, niin myös toimia koordinoivana tahona, varmistaa aineiston pitkäaikaissäilytys sekä huolehtia siitä, että käytänteet ovat mm. rahoittajien vaatimusten mukaisia. Lisäksi perustettiin erillinen aineistonhallintaan keskittyvä DTU RDM Group, johon kuuluivat Paulan ja Falcon lisäksi julkaisujen hallinnasta vastaava Katrine Flindt Holmstrand.

Varsinainen työ alkoi nykytilan kartoituksella, jossa selvitettiin sen hetkiset aineistonhallinnan käytänteet ja haasteet, ja toisaalta tarjottiin eväitä niin strategiatyöhön kuin jo olemassa olevien hyvien käytänteiden jakamiseen. Nykytilakartoitus tehtiin haastattelemalla lähes 80 henkilöstön jäsentä kaikilta aloilta ja eri yksiköistä. Lopputulemana oli, ettei aineistonhallinta ollut millään lailla johdettua, vaan käytänteet vaihtelivat alojen ja yksiköiden kesken ja vastuu aineistoista oli lähinnä yksittäisillä tutkijoilla. Aineistoja ei juurikaan julkaistu ja pitkäaikaissäilytyskin oli retuperällä.

Yhteisiä menettelyohjeita laatimaan perustettiin vielä alkuvuodesta 2016 oma työryhmänsä, jonka tehtävänä oli määritellä eri aineistotyypit, aineiston omistajuus ja käyttöoikeudet sekä näihin kaikkiin liittyvät vastuut ja velvollisuudet. Työssä tuli huomioida jo olemassa olevat, eri tieteenalojen omat käytänteet ja toisaalta se, että tutkimustulokset on voitava jatkossakin vahvistaa ja tarvittaessa toistaa.

Lopputulemana DTU julkaisi joulukuussa 2016 datapolitiikkansa Policy of the Retention of Primary Materials and Data (pdf ladattavissa täältä), jossa on selkeästi määritelty, mitä tutkimusaineistolla tarkoitetaan ja miten vastuu aineistonhallinnan eri vaiheissa jakautuu tutkijoiden ja yliopiston kesken. Pelkkä datapolitiikan julkaiseminen ei kuitenkaan itsestään asioita korjaa, vaan yhdessä sovitut uudet käytänteet on myös jalkautettava. Tätä varten päätettiin, että kukin laitos nimeää asialle oman koordinaattorin, yhdenmukaistaa laitoksen omat käytänteet yhteisen datapolitiikan mukaisiksi ja jakaa näistä tietoa oman alansa sisällä.

Myös kirjastolla on tärkeä rooli aineistonhallinnan edistämisessä: DTUssa kirjasto toimii yhden luukun periaatteella tarjoten tukipalveluja, neuvontaa ja koulutusta kaikessa aineistonhallintaan liittyvässä aineiston elinkaaren eri vaiheissa, hyvien tieteellisten käytänteiden edistämistä unohtamatta.

Paulan ja Falcon esitys oli hyvä muistutus siitä, miten monipuolisesta ja monisyisestä asiasta aineistonhallinnassa onkaan kyse, ja miten tärkeää on osallistaa koko organisaatio, mikäli halutaan saada aikaan sellainen yhteinen aineistonhallintapolitiikka ja siihen pohjaavat käytänteet, joihin kaikki voivat sitoutua ja joita kaikkien on toisaalta myös mahdollista noudattaa. Paulan sanoin yhteisten käytänteiden, infran ja tukipalvelujen luominen on tehtävissä, mutta vaatii paljon aikaa, resursseja ja jo mainittua organisaation eri tahojen ja tasojen osallistamista. Loppuun hän heitti vielä pohtimisen arvoisen kysymyksen siitä, miten kaiken tämän onnistumista voisi mitata? Samaa kysymystä on varmasti yksi jos toinenkin pyöritellyt erinäisiin korkeakoulukirjastojen tarjoamiin palveluihin liittyen.

Kirjoittajat

Johanna Kiviluoto & Riikka Sinisalo toimivat informaatikkoina Lahden ammattikorkeakoulussa

Lähteet

Hüser, F.J. & Martinez Lavanchy. P.M. 2018. Bringing Research Data Management to Academic Libraries. . Creating Knowledge –konferenssi 6.-8.6.2018. Vingstedt, Tanska

Abstrakti: http://creatingknowledge.dk/wp-content/uploads/2018/05/h%C3%BCser-lavanchy.pdf

Esitysmateriaali on tulossa konferenssin ohjelmasivulle.

Peterson, J. & Hedbrant, M. 2018. Fifteen Minutes of Data – to Approach Complex Matters in Easy Ways. Creating Knowledge –konferenssi 6.-8.6.2018. Vingstedt, Tanska

Abstrakti: http://creatingknowledge.dk/wp-content/uploads/2018/05/petersson-hedbrandt.pdf

Esitysmateriaali: http://creatingknowledge.dk/wp-content/uploads/2018/07/PeterssonHedbrant.pdf