DMPTuuli-työkalu yhdistää korkeakouluja – konsortiossa mukana melkein kaikki Suomen korkeakoulut

Suomessa datanhallinnan työkaluja ja palveluita suunnitellaan ja rakennetaan yhdessä. Keskeinen kansallinen toimija on DMP-konsortio, joka koordinoi DMPTuuli -datanhallintasuunnitelmatyökalun kehitystä ja työkaluun liittyviä palveluita. Konsortion tausta on OKM:n avoimen tieteen hankkeessa, mutta sen jälkeen palvelua on koordinoinut Tuuli-toimisto. Mitä kuuluu Tuuli-kehitystyöhön tänään?

DMP-konsortio on yhteistyöverkosto, joka edistää tutkimuksen aineistonhallinnan suunnittelua Suomessa. Siihen kuuluu 33 suomalaista korkeakoulua ja tutkimusorganisaatiota. Konsortion tehtävänä on tarjota ajanmukainen työkalu datanhallintasuunnitelmien (data management plan, DMP) tekoon jäsenorganisaatioiden loppukäyttäjille sekä koulutusten järjestäminen aineistonhallinnan asiantuntijoille. Konsortion toimintaa ohjaa jäsenten asettama ohjausryhmä.

DMPTuulin tausta ja kehitys

Tuuli-projekti käynnistyi vuonna 2015 osana opetus ja kulttuuriministeriön Avoin tiede ja tutkimus (ATT) -hanketta. Projektin tärkein tehtävä oli kehittää suomalaiselle tutkijayhteisölle yhteinen työkalu datanhallintasuunnitelmien laatimiseen.

Tuulin projektipäällikkönä toimi Mari Elisa Kuusniemi Helsingin yliopistosta, koordinaattorina Minna Ahokas CSC:ltä, ja projektin sihteerinä Jari Friman, silloin vielä Helsingin yliopistosta. Tavoitteena oli paitsi kehittää kansallinen aineistonhallintatyökalu, mutta myös luoda yhteiset ohjeet ja käytännöt aineistonhallinnan suunnitteluun, jotta tutkimusorganisaatiot voivat tukea tutkijoita ja täyttää rahoittajien vaatimukset. Lisäksi haluttiin vielä edistää avoimen tieteen tavoitteita eli varmistaa, että aineistot voidaan säilyttää, dokumentoida ja avata jatkokäyttöön turvallisesti ja eettisesti.

Ensimmäiset Tuuli-toimistolaiset Mari Elisa Kuusniemi (MEK) ja Soile Manninen muistelivat pyynnöstämme DMPTuulin alkuvaiheita. He kuvailevat tutkimusdatan hallinnan ja datanhallintasuunnitelmien olleen vielä varsin uusia teemoja.

“Kun aloitimme tutkimusdatan hallinnan ja datahallintasuunnitelmien parissa, aihe oli vielä melko uusi, ja keskustelua asiasta käytiin lähinnä tutkimusrahoittajien EU:n ja Yhdysvaltain National Institutes of Healthin (NIH) tasolla. Vuonna 2014 käynnistyneessä EU:n Horizon 2020-ohjelmassa kannustettiin datanhallintasuunnitelmien laatimiseen ja NIH:n tietyissä rahoitushauissa jo edellytettiin suunnitelmien laatimista.”

Suomi oli datanhallinnassa edelläkävijä Euroopassa. Terkossa, Terveystieteiden keskuskirjastossa, oli jo pari vuoden ajan perehdytty tutkimusdatan hallintaan ja selvitetty DMP-työkalun hankintaa lääketieteelliselle tiedekunnalle. Alun perin Terkon DMP-työkaluprojektin projektipäälliköksi lupautunut Mari Elisa Kuusniemi löysi siis itsensä yllättäen kansallisesta DMP-työkaluprojektista.

“Toiminnan alkuvaiheessa tutkimusyhteisöstä puuttuivat lähes täysin datanhallinnanasiantuntijat, -koulutukset ja-ohjeistukset. Toki muun muassa Kielipankki ja Yhteiskuntatieteellinen Tietoarkisto olivat jo vakiintuneita toimijoita, mutta korkeakoulut eivät tarjonneet kaikkia tieteenaloja koskevia datanhallinnan palveluita”, MEK ja Soile kertovat.

Työkalun pohjaksi valittiin Euroopassa laajasti käytössä oleva Isossa-Britanniassa kehitetty avoimen lähdekoodin DMPonline, joka räätälöitiin suomalaisen tutkijayhteisön tarpeita vastaavaksi. DMPTuuli-työkalu rakennettiin käyttäjälähtöisesti. DMPonlinen räätälöinnissä oli mukana tutkijoita ja tutkimuspalveluiden henkilökuntaa heti projektin alkuvaiheessa, yhteensä yli sata toimijaa. Tavoitteena oli reaaliaikainen, dynaaminen ja tutkimusprosessin eri vaiheet tavoittava työkalu, johon on integroitu rahoittajien ohjeet – tämä tavoite saavutettiin onnistuneesti.

Rahoittajayhteistyön käynnistäminen oli myös tärkeää. MEK ja Soile avaavat kansallisen yhteistyön aloitusta seuraavasti:

“Keskustelun aloittaminen Suomen tutkimusorganisaatioissa ei ollut aivan mutkatonta, mutta tiiviillä ja rakentavalla yhteistyöllä opetus- ja kulttuuriministeriön (OKM), CSC – Tieteen tietotekniikan keskuksen sekä erityisesti Suomen Akatemian ja silloisen Tekesin (nykyisin Business Finland) kanssa onnistuimme edistämään asiaa yllättävän hyvin.”

Pilotointi alkoi toukokuussa 2016, kun ensimmäinen tutkimusrahoittaja Tekes otti DMPTuulin käyttöön apurahahakuprosessissaan. Tämä tarkoitti, että sekä tutkijat että rahoittajat saivat koekäyttää työkalua rahoitushauissaan. Pilotoinnin toinen ja laajempi vaihe alkoi heinäkuussa, kun vuonna 2017 Suomen Akatemia alkoi edellyttää datanhallintasuunnitelmia rahoitushakemuksissaan. Tämä aiheutti merkittävän haasteen ja muutoksen korkeakouluihin. Tarve työkalulle ja organisaation sisäisille tukipalveluille syntyi ja laajeni nopeasti.

“DMP:itä laadittiin lyhyessä ajassa satoja, mikä vaati nopeaa reagointia ja laajamittaista tukea tutkimusyhteisölle. Vaikka prosessi oli intensiivinen ja haastava, se tarjosi samalla arvokasta oppia ja loi pohjan nykyiselle tutkimusdatan hallinnan palveluinfrastruktuurille Suomessa.”

Kun MEK ja Soile nyt arvioivat projektin tuloksia he korostavat yhteistyön merkitystä:

“Avain onnistumiseen on ollut yhteistyö ja osaamisen jakaminen eri toimijoiden kesken. Jo DMP-työkalun arviointi ja hankinta 2015–2016 toteutettiin Suomessa yhdessä, samoin kansalliset aineistonhallintasuunnitelmien mallipohjat, ohjeet ja niiden käännökset.”

Tuuli-projekti päättyi maaliskuussa 2017 ja sen jälkeen DMPTuuli tuli käyttöön korkeakouluissa ja tutkimuslaitoksissa. Samalla koordinointi siirtyi projektilta Tuuli-toimistolle Helsingin yliopistolle.

DMPTuuli-yhteistyö

DMP-konsortion keskeiset toimijat ovat jäsenorganisaatiot, ohjausryhmä, CSC ja Tuuli-toimisto (ks. Kuvio 1). Konsortio yhdistää korkeakoulujen ja tutkimuslaitosten asiantuntemuksen, ja tarjoaa yhteisen DMP-työkalun ja sen kehitystyön sekä koulutusta kuten videoita ja työpajoja.

Jäsenyys tuo organisaatiolle mahdollisuuden osallistua Tuuli-verkostoon ja sen toimintaan sekä luoda omia templaatteja ja ohjeita DMPTuuli-työkaluun. Organisaatiot saavat tukea työkalun käyttöön ja hyödyntämiseen, rahoitushakuihin valmistautumiseen sekä DMP-tuen tarjoamiseen. Lisäksi niillä on mahdollisuus vaikuttaa hankintoihin ja koulutusten sisältöön.

Tuuli-toimisto koordinoi kansallista yhteistyötä sekä työkalun kehittämistä. Sen tehtäviin kuuluu muun muassa tiedottaminen, organisaatioiden ylläpitokäyttäjien koulutus ja tuki, ylläpitokäyttäjien ohjeiden ylläpito, vikapäivystys, versiopäivitykset sekä käyttöliittymän käännökset.

DMPTuuli-työkalu on käyttäjäystävällinen alusta aineistonhallinnan suunnitteluun ja se mahdollistaa yhteistyön yli organisaatiorajojen. Tutkijoiden ja TKI-toimijoiden lisäksi DMPTuulin käytöstä hyötyvät myös lopputyövaiheen opiskelijat.

DMP-konsortion tekninen työryhmä arvioi ja priorisoi DMP-työkalun kehittämistarpeita, sekä vertailee eri työkalujen käytettävyyttä suhteessa tunnistettuihin käyttötapauksiin.

Viestintätyöryhmä puolestaan välittää tietoa konsortion toiminnasta ja aineistonhallinnan ajankohtaisista tapahtumista.

Edellisten lisäksi on juuri perustettu DMP-seurantatyöryhmä, jonka tehtävänä on kehittää hyvän aineistonhallinnan seuraamisen työkalu. Työkalu on tarkoitettu jäsenorganisaatioiden tueksi heidän toteuttaessaan oman organisaationsa aineistonhallinnan suunnittelun, osaamisen, käytänteiden ja palveluiden tavoitteiden seurantaa. Seuranta pyrkii vahvistamaan hyvää aineistonhallintatapaa tuottamalla tietoa aineistonhallinnan nykytilasta. Samalla se tuottaa arvokasta tietoa DMP-työkalun ja konsortion toiminnan kehittämiseen.

Tuuli-toimisto Tampereelle

Tuuli-toimisto siirtyi Helsingin yliopistolta Tampereen yliopistolle alkuvuodesta 2025. Samalla käynnistyi myös Tuuli-konsortion toinen toimikausi, joka on kaksivuotinen 1.1.2025–31.12.2027. Kysyimme uusilta Tuuli-toimistolaisilta Jari Frimanilta, Saila Huuskoselta ja Maria Kekkoselta, kuinka siirto sujui.

“Tuuli-toimiston siirtyminen Helsingin yliopiston kirjastosta Tampereen yliopiston kirjastolle on sujunut lopulta varsin luontevasti ja kivuttomasti.”

Siirtoa edelsi Helsingin yliopiston kirjaston järjestämä perehdytys. Jari, Saila ja Maria kokivat perehdytyksen olleen valtava apu, sillä Tuuli-toimiston työhön liittyy monenlaisia tehtäväkokonaisuuksia aina käännöstyökalun käytöstä, ohjevideoiden tekemisestä ja uusien admin-käyttäjien perehdyttämisestä alkaen.

Siirtoa on helpottanut olennaisesti myös se, että, monella Tampereen yliopiston data-asiantuntijalla on kokemusta aineistonhallinnan tukipalveluista jo vuonna 2015 käynnistyneestä Tuuli-projektista alkaen. DMPTuuli on kulkenut olennaisena osana aineistonhallinnan tukea koko ajan, ja käyttö on ollut Tampereella aktiivista.

“Konkareiden lisäksi joukossamme on onneksi myös uusia vahvistuksia, jotka osaavat katsoa DMPTuulia uusin silmin ja kehittää palvelua paremmin vastaamaan uusien käyttäjien tarpeita.”

“Me Tuuli-toimistossa olemme koittaneet panostaa siihen, että ottaisimme mahdollisimman hyvin huomioon konsortion jäsenten toiveet liittyen niin viestintään, koulutusten sisältöihin ja muutenkin. Olemme esimerkiksi lanseeranneet noin kuuden viikon välein toistuvat vapaamuotoiset virtuaaliset Tuuli-aamukahvit, joissa voi vapaasti esittää toiveita ja näkemyksiä liittyen DMPTuuliin, DMP-konsortion toimintaan ja aineistonhallintasuunnitelmiin laajemminkin. Myös uutiskirjeitä on tarkoitus lähettää aiempaa tiiviimmin.”

Olennaisena osana Tuuli-toimiston toimintaa on lisäksi yhteistyö DMPTuulin teknisestä ylläpidosta vastaavan skotlantilaisen Digital Curation Centren (DCC:n) kanssa. Heidän kanssaan Tuuli-toimisto on sopinut säännölliset tapaamiset luontevan yhteydenpidon varmistamiseksi.

“Yhteistyön tuloksena olemme jo esimerkiksi saaneet muutettua DMPTuulin käyttöliittymää yksinkertaisemmaksi.”

Tulevaisuuden kehittämiskohde DMPTuulissa on koneluettavat aineistonhallintasuunnitelmat. Koneluettavuus tarkoittaa, että jatkossa suunnitelmat ovat muodossa, jota koneet voivat lukea ja käsitellä. Tämä mahdollistaa nopeamman ja yksinkertaisemman yhteistyön järjestelmien ja ihmisten välillä. 

“Suunnitelman tekijälle koneluettavuus näkyy kirjoitettavan tekstimäärän vähentymisenä, organisaatioille se avaa uusia mahdollisuuksia palveluiden ja datanhallinnan prosessien kehittämiseen.“

DMP-työkalun kehittäjät ovat sitoutuneet Salzburgin julistuksella vastavuoroisuuden periaatteisiin ja yhteentoimivuuteen muun muassa DMP-työkalujen koneluettavuuden edistämiseksi.

Salzburgin julistus on aineistonhallintasuunnitelmatyökaluja (DMP-työkalu) kehittävien tahojen kannanotto sitoutumisesta yhteistyöhön. Julistuksen allekirjoittajat toimivat vastavuoroisuuden periaatteella: tietoa, kokemuksia ja asiantuntemusta jaetaan, jotta tutkimusdatanhallinnan saumaton integrointi ja automatisointi olisi mahdollista.

DMP-konsortio kokoaa yhteen suuren osan Suomen DMPTuuli-työkalun käyttäjäorganisaatioista. Yhteinen työkalu ja kehittämistyö on erityisen tärkeää pienille organisaatioille, kuten ammattikorkeakouluille, joissa datan määrä voi olla aika vaatimaton ja resurssit kehittämiseen pienet. Kun jatkamme yhdessä, vastaamme haasteisiin paremmin.