Kokemuksia EBA-hankintamallista

Laureassa kokeiltiin vuonna 2025 Taylor & Francis Groupin e-kirjojen hankintaa EBA-mallin (Evidence Based Acquisition) kautta. Hankintamallin kautta saatiin laurealaisten käyttöön yhteensä 1928 T&F:n e-kirjaa, joista vuoden mittaisen käyttöjakson jälkeen valittiin pysyvään omistukseen 68 nimekettä. Kuinka hankintaprosessi eteni ja minkälaisia ajatuksia EBA-hankinta kirjastossa herätti?

EBA - Evidence Based Acquisition

EBA-mallilla tarkoitetaan e-kirjojen hankintamallia, jossa kirjasto ostaa käyttöönsä suurehkon kokoelman e-kirjoja määräajaksi. Käyttöjakson päätyttyä kirjasto päättää käyttölukuihin eli näyttöön eli evidenssiin perustuen, mitkä e-kirjat hankitaan pysyvästi omaksi. Pysyvästi omaksi hankittavien nimekkeiden määrä riippuu EBA-kokoelmaan investoidun summan suuruudesta, mutta on kaikissa tapauksissa murto-osa EBA-jakson aikana käytössä olleesta nimekemäärästä.

EBA-malli on tarjolla useilla kansainvälisillä tiedekirjakustantajilla ja välittäjillä. Erityisen uudesta ilmiöstä ei ole kysymys. Aiheeseen liittyviä kirjoituksia on julkaistu 2010-luvun puolesta välistä alkaen.

Kokoelman valinta

Aloitimme ensimmäisen EBA-kokoelmamme rakentamisen marraskuun alussa 2024. T&F valikoitui EBA-kokeilun kohteeksi ilman vertailua muiden kustantajien tai välittäjien EBA-tarjontaan. Meille riitti, että tiesimme T&F:n tarjonnan laaja-alaisuuden ja lisäksi olimme jo aikaisemmin hankkineet yksittäisiä e-kirjoja T&F:n lukualustalle. 

Ensimmäinen päätettävä asia oli käytettävän rahan määrä. Päädyimme 10 000 puntaan, joka oikeutti 300 000 punnan arvoiseen kirjapakettiin. Pienempää summaa T&F ei varsinaisesti suosittelekaan, joten olimme liikkeellä minimisijoituksella. 

Peruskuvion mukaisesti EBA-jakson päätyttyä saisimme hankkia omaksi e-kirjoja maksetun pääoman arvosta, joskin T&F korotti tämän summan ensikertalaistarjouksena 11 750 puntaan. Otimme korotuksen ilolla vastaan.

Tämän jälkeen alkoi operaation työläin osuus, eli etukäteen arvioituna noin 1800-2000 kirjanimekkeen valinta. Valintalaarissa olivat kaikki T&F Groupin eri kustannusyksikköjen (T&F, Routledge, CRC Press jne.) ilman DRM-suojausta myytävät e-kirjat, yhteensä noin 170 000 nimekettä. Valinnan ulkopuolelle jäivät T&F:n DRM-suojatut nimekkeet, joita oli muutaman tuhannen verran. 

Päätimme sisällyttää EBA-kokoelmaamme vain 2020-luvulla julkaistuja nimekkeitä, ja pyrimme kattamaan kaikki Laurealle keskeiset aihealueet. Lähetimme T&F:lle tiedon aihealueistamme, ja toivoimme saavamme napakan listan, josta poimisimme haluamamme. Aivan näin helposti asiassa ei päästy etenemään, vaan tarvittiin useita sähköposteja ja excel-tiedostoja ennen kuin meillä oli suunnilleen se, mitä halusimme: kymmenen erillistä T&F:n omiin aihekategorioihin perustuvaa excel-tiedostoa, joissa kussakin alasta riippuen joko kymmeniä (kauneusala), satoja (sosiaaliala) tai tuhansia (liiketalous) nimekkeitä hintatietoineen. 

Lisäksi T&F tarjosi käyttöömme listan Skandinaviassa eniten luetuista e-kirjoista viimeiseltä kahdelta vuodelta sekä ns. denials-listan, eli tiedot niistä e-kirjoista (161 nimekettä), joita Laurean IP-alueella oli yritetty lukea viimeisen kahden vuoden aikana, mutta joihin Laurealla ei ollut käyttöoikeutta.

Kaikkien näiden listojen perkaaminen jaettiin kuuden kirjaston tietoasiantuntijan kesken. Valintaa tehtiin joko suoraan exceleissä näkyvien nimeketietojen tai taylorfrancis.com -sivustolta löytyvien tarkempien kirjakohtaisten kuvailutietojen pohjalta.

Intensiivisen valintaponnistuksen ja useamman duplikaattisiivouksen jälkeen Laurean EBA-kokoelma sisälsi 1928 nimekettä, joiden jakauma aihealueittain näytti tältä: 
fysioterapia: 96 nimekettä

• hoitoala: 114
• kauneudenhoitoala: 17
• koulutus, tutkimus, akateeminen kirjoittaminen: 85
• liiketalous: 285
• matkailu- ja ravitsemusala, tapahtumatuotanto: 157
• sosiaaliala: 485
• tietojenkäsittely: 169
• turvallisuusala: 112
• työelämä, (organisaatio)viestintä, johtaminen: 357

Lisäksi T&F:n toimittamalta denials-listalta poimittiin 31 nimekettä. Kokonaan listojen ulkopuolelta erilaisilla sanahauilla taylorfrancis.com -sivustolta löydettyjä e-kirjoja lisättiin mukaan 20 nimekkeen verran.

Liiketalouden nimekkeet valitsimme vasta, kun kaikkien muiden aihealueiden nimekkeet oli valittu. Liiketaloudesta meillä oli jo ennestään runsaasti e-kirjallisuutta saatavilla, joten halusimme painottaa sen osuutta muita aihealueita vähemmän. Tämä siitäkin huolimatta, että tiesimme liiketalouden kirjojen olevan muita aihealueita keskimäärin suositumpia.

Kokoelman aktivointi ja esillepano

EBA-kokoelmamme aktivoitiin 16.12. juuri ennen joululomia. Siitä viestittiin Laurean introissa, Finnan etusivulla ja LibGuidesin tietokantalistoilla ja LibGuidesin alakohtaisissa oppaissa. 

Finna-hakuihin EBA-kokoelman e-kirjat nostettiin sekä SFX:llä että tuomalla T&F:ltä saadut marc-tietueet kirjaston kokoelmatietokanta Kohaan. Tämä tuotti monessa tapauksessa tuplatietueen ja tuplalinkin Finnan hakutuloksiin, mitä emme kuitenkaan pitäneet ongelmana. Marc-tietueiden tuonnilla saimme kirjoista tietokantaamme enemmän metadataa (sisällysluettelot & tiivistelmät) kun taas SFX:n avulla saimme luotua linkin e-kirjaan vastaavan painetun kirjojen tietojen yhteyteen. 

SFX:n portfolioiden aktivointi tapahtui SFX:n Dataloader-työkalulla suhteellisen kätevästi ja nopeasti, joskin tulos oli kaukana täydellisestä. Aktivointi perustui kirjojen ISBN-numeroihin, ja 347 nimekkeen kohdalla aktivointi epäonnistui, koska SFX:stä ei löytynyt tarkalleen vastaavaa ISBN-numeroa.

Marc-tietueiden tuonnilla saatiin varmistettua, että myös SFX-aktivoinnissa epäonnistuneet nimekkeet tulivat mukaan Finna-hakuihin. Marc-tietueet siivottiin MarcEdit-ohjelmalla ennen tuontia Kohaan. Tämä tarkoitti useiden eri kenttien poistamista, lisäämistä tai muokkaamista kaikkien tietueiden osalta massana. Kokeneelle luetteloijalle ja MarcEditin käyttäjälle siivousurakka ei olisi ollut erityisen mittava toimenpide, mutta vähemmän rutinoituneelle tämä tarkoitti luettelointiosaajan konsultointia ja useamman tunnin revohkaa.

T&F:n e-kirjat ovat toki myös löydettävissä taylorfrancis.com -sivuston kautta, joten sivusto nostettiin myös esille Laurea-kirjaston tietokantalistaan. 

Käyttöluvut

T&F:n EBA-kokoelman käytöstä saa monipuolisesti erilaisia lukuja T&F:n hallintaliittymän kautta. Saatavilla on mm. tietoja palvelussa tehtyjen hakujen määrästä, epäonnistuneista lukuyrityksistä (denials) sekä Counter 5 -pohjaisia tilastoja e-kirjojen ja niiden lukujen käytöstä. 

Tilastot valmistuvat kuukausittain, joten käytön kehittymistä on mahdollista seurata sitä mukaa kun tilausjakso etenee. Ensimmäisen puolen vuoden aikana vilkaisimme käyttölukuja pariin otteeseen lähinnä varmistaaksemme, tarvitseeko aineistoa markkinointia tehostaa. Kirjoja näytettiin luettavan kohtalaisen mukavasti, joten tarkemmin käyttölukuihin palattiin vasta marraskuussa 2025 EBA-jakson lähestyessä loppuaan.

Käyttölukujen osalta keskityimme tarkastelemaan Counter 5 TR_B1 unique_title_requests -lukuja, joka ilmoittaa erillisten lukutapahtumien määrän kunkin nimekkeen osalta. Yhteensä lukutapahtumia oli tilastoitunut yhdentoista kuukauden aikana 1754 kappaletta. EBA-kokoelman 1928 nimekkeestä lähes joka kolmatta (591) oli luettu. Yhdeksääkymmentäyhtä nimekettä oli luettu 5 kertaa tai useammin, 283 nimekettä oli luettu vain kerran.

Alakohtaisesti tarkasteltuna nimekkeitä luettiin taulukon 1 osoittamalla tavalla.

Taulukko 1. EBA-kokoelman lukukerrat (Counter 5 TR_B1 unique_title_requests) aihealueittain 11 ensimmäisen kuukauden aikana.

Toimenpiteet EBA-jakson päättyessä

EBA-jakson päättyessä kirjasto tekee kaksi valintaa. 1) Mitkä nimekkeet hankitaan pysyvään omistukseen ja 2) jatketaanko EBA-tilausta seuraavalle kaudelle. Mikäli EBA-hankintaa jatketaan seuraavalle kaudelle, eteen tulee vielä kolmas valinta: mitkä nimekkeet valitaan uudelle EBA-jaksolle.

T&F:n EBA-mallissa pysyvästi omaksi hankittavien kirjojen ei välttämättä tarvitse kuulua eniten lukukertoja saaneiden nimekkeiden joukkoon, eli toisin sanottuna tarjolla olevan evidenssin voi halutessaan ohittaa vaikka kokonaan. Pysyvästi omaksi voidaan hankkia mikä tahansa T&F:n alustan kautta luettavissa oleva e-kirja myös EBA-kokoelman ulkopuolelta. 

Laureassa päätimme nojata valintamme tarjolla olevaan todistusaineistoon ja valitsimme suoraan 61 Counter 5 TR_B1 unique_title_requests -laskuria eniten (6 lukukertaa tai enemmän) heilauttanutta nimekettä pysyvään omistukseen. Loput 7 nimekettä valitsimme kirjaston sisäisellä huutoäänestyksellä 5 lukukertaa saaneiden joukosta.

Päätöksen seuraavalle EBA-jaksolle siirtymisestä teimme yhdentoista kuukauden käyttölukujen sekä kukkaroon katsomisen pohjalta. Koska kuluneen vuoden 2025 hankintamäärärahoissa oli vielä EBA-kokoelman mentävä aukko ja käyttöluvutkin olivat aivan kohtuullisella tasolla, päätimme aktivoida uuden EBA-kokoelman vuodelle 2026.

Uuden EBA-kokoelman valinta

Valitsimme vuoden 2026 EBA-kokoelman pohjaksi vuoden 2025 EBA-kokoelman ne 526 nimekettä, joihin oli tilastoitunut unique_title_requests -tapahtumia, mutta jotka eivät tulleet hankituksi pysyvästi. Sen lisäksi valitsimme vuoden 2025 denials-listalta kaikki nimekkeet, joiden julkaisuvuosi oli 2019 tai sen jälkeen (164 kirjaa). Tämän jälkeen meiltä puuttui yhä lähes tuhat nimekettä, joita ryhdyimme valitsemaan ensisijaisesti T&F:n vuonna 2025 julkaistuista uutuuksista.

Pyysimme jälleen T&F:ltä kymmenen erillistä heidän aihekategorioihinsa pohjautuvaa nimekelistaa, joiden tarkempi läpikäyminen jaettiin kirjaston tietoasiantuntijoiden kesken. Listat olivat tällä kertaa huomattavasti lyhyempiä kuin edellisellä kerralla, ja parissa päivässä olimme saaneet valituksi 462 nimekettä tätä kautta.

Tämän jälkeen meiltä puuttui edelleen lähes kolmannes EBA-kokoelmasta. Valintaprosessia nopeuttaaksemme poimimme seuraavaksi 200 nimekettä globaalisti eniten luettujen 2020-luvulla julkaistujen nimekkeiden listalta. Loput hieman yli 300 nimekettä poimittiin vuoden 2025 EBA-kokoelmasta sellaisten nimekkeiden joukosta, joita ei ollut luettu kertaakaan vuoden 2025 aikana.

Vuoden 2026 EBA-kokoelmaamme tuli lopulta 1627 e-kirjaa. Kokoelman laskennallinen arvo oli sama 300 000 £ kuin vuoden 2025 EBA-kokoelmankin, mutta T&F:n e-kirjojen hintojen nousun vuoksi kokoelma oli noin 300 nimekettä pienempi. Myös EBA-kokoelman hinta oli nousut 10 000 punnasta 10 500 puntaan.

Kokoelman lukkoon lyömisen jälkeen tehtäväksi tulivat vanhan kokoelman poistamiseen ja uuden kokoelman esille nostamiseen liittyvät toimenpiteet SFX:ssä ja MarcEditissä ja Kohassa. 

EBA vs. muut e-kirjojen hankintamallit

EBA-hankintamallin mielekkyyttä voi yrittää arvioida vertaamalla sitä muihin e-kirjojen hankintamalleihin. Laureassa e-kirjoja on hankittu vuosilisensoituina paketteina, yksittäisten e-kirjojen erillisostoina pysyvään omistukseen ja DDA-mallin (Demand Driven Acquisition) kautta.

Yksittäisiin e-kirjahankintoihin verrattuna EBA-malli tarjoaa luonnollisesti huomattavasti edullisemman tavan tuoda suuri määrä nimekkeitä käyttäjien saataville. Valinnassa voidaan toimia suurpiirteisemmin kuin tavallisessa yksittäishankinnassa. Yksittäisten hutivalintojen painoarvo ei ole yhtä suuri kuin perinteisellä tavalla tehdyssä yksittäisten e-kirjojen hankinnassa. 

DDA-malliin verrattuna EBA-malli on budjetin hallinnan suhteen selkeämpi ja varmempi hankintamalli. Laureassa on ollut 13 vuotta käytössä DDA-hankintamalli ProQuestin (aluksi EBL) kautta tietojenkäsittelyn alle 100 $:n hintaisiin kirjoihin liittyen. Kokoelman koko on vaihdellut 5000 ja 6000 nimekkeen välillä. Sen kautta on hankkiutunut yli tuhat e-kirjaa kirjaston kokoelmaan asiakkaiden lukuvalintoihin pohjautuen. 

DDA-mallissa rahan kulumista säädellään asettamalle vuosibudjetille tietty yläraja. Jos raja saavutetaan, automaattinen hankinta katkeaa. Jos olisimme asettaneet T&F:n EBA-kokoelmaan kuuluneet 1928 nimekettä saataville DDA-mallin kautta ja asettaneet vuosibudjetin ylärajaksi T&F:n EBA-kokoelmasta maksamamme 10 000 £, olisi hankintabudjetti tullut käytetyksi varsin nopeasti. DDA-malli on toiminut Laureassa hyvin käytännössä vain siksi, että DDA-kokoelman kirjallisuutta on luettu niin vähän ja kalliimmat kirjat on rajattu pois kokoelmasta.

Valmiisiin e-kirjapaketteihin verrattuna EBA-hankintamalli on selkeästi työläämpi tapa toimia - ainakin sillä tavalla toteutettuna kuin sen Laureassa toteutimme. Olisimme toki voineet ulkoistaa koko valintaprosessin ja hyväksyä esimerkiksi T&F:n meille ensimmäisenä ehdottaman nimekelistauksen Skandinaviassa eniten luetuista T&F:n e-kirjoista, jolloin olisimme päässeet yhtä helpolla kuin muiden e-kirjapakettien kohdalla. Kyseinen listaus ei kuitenkaan vastannut tarpeitamme, joten siihen tyytyminen ei olisi ollut järkevää. 

Ilmeinen plussa EBA-hankintamallissa tavallisiin vuosilisensoituihin e-kirjapaketteihin verrattuna on se, että tilauskauden päätyttyä tärkeimmät kirjat jäävät pysyvästi käyttöön.

Miinuksena voidaan pitää sitä, että T&F:n EBA-kokoelmaan ei päivity uutuuksia samalla tavalla kuin muissa vuosilisensoiduissa e-kirjapaketeissa on tapana. Tähän T&F oli kuitenkin vuodelle 2026 kehittänyt mallin, jossa tilaava kirjasto saa lisätä valinnan mukaan uusia nimekkeitä EBA-kokoelmaan tietyn määrän kuukaudessa. Onnistuimme neuvottelemaan omaan minimipakettiimme oikeuden lisätä uutta 2 nimekettä kuukaudessa vuodelle 2026. Näidenkin valinta ja esille nosto vaatii jatkossa oman työpanoksensa.

Käyttölukuihin perustuvaa vertailua

Lopuksi vielä vilkaisu siihen, miten kirjaston kuratoima EBA-kokoelma pärjäsi käyttölukujen valossa muilla tavoilla hankittuihin e-kirjapaketteihin. 

Taulukossa 2 on vertailtu neljän Laureassa vuonna 2025 käytössä olleen e-kirjapaketin COUNTER 5 TR_B1 unique_title_requests -lukuja saman yhdentoista kuukauden mittaisen jakson aikana. Taulukossa esitetään kunkin e-kirjapaketin luettujen nimekkeiden sekä lukukertojen määrä suhteessa nimekkeiden kokonaismäärään. 

Vertailussa mukana olevat e-kirjapaketit ovat nimekemäärältään keskenään samaa kokoluokkaa. Kaikkien pakettien sisältö on englanninkielistä. Lisäksi taulukkoon on erikseen lisätty EBA-kokoelman liiketalouden kirjojen osakokoelma tarjoamaan alakohtaista vertailutietoa suhteessa kahteen muuhun liiketalouden e-kirjapakettiin (Kogan Page, Harvard Business Review Press). 

Taulukko 2. Eri hankintamalleilla hankittujen e-kirjapakettien lukukerrat 11 kk:n ajalta v. 2025.

Lukujen perusteella EBA-kokoelman ei voida todeta varsinaisesti erottuvan edukseen muista e-kirjapaketeista. Luettujen nimekkeiden suhteellisen osuuden osalta EBA-kokoelma ei juuri poikkea verrokeistaan. Lukukertojen osalta on muuten tasaista paitsi Ebook Centralin omaksi ostettujen e-kirjojen suhteen, joita on luettu kymmenkertaisella voluumilla muihin e-kirjapaketteihin verrattuna.

Tilanne muuttuu, kun vertaillaan EBA-kokoelman liiketalouden osiota kahteen muuhun liiketalouteen erikoistuneeseen e-kirjapakettiin (HBR Press ja Kogan Page). Tässä vertailussa EBA-kokoelma on kohtalaisen selkeästi verrokkejaan edellä. Selvää on, että jos EBA-kokoelmamme olisi sisältänyt enemmän liiketalouden kirjallisuutta, olisi koko EBA-kokoelman käyttöluvut olleet korkeammalla tasolla. 

Lukuihin kannattaa suhtautua tietyllä varauksella. Niiden taustalta löytyy useampia tekijöitä, joiden vuoksi eri e-kirjapaketit eivät ole vertailussa täysin samalla viivalla. Yksi tällainen tekijä liittyy yksittäisten e-kirjojen kuvailuun. T&F EBA-kokoelman e-kirjojen löydettävyyttä Finna-hauissa suhteessa HBR:n ja Kogan Pagen kokoelmaan nostaa niiden laajempi kuvailu (SFX & englanninkieliset sisällysluettelot ja tiivistelmät sisältävät Marc-tietueet vs. pelkkä SFX). Ebook Centralin omaksi hankitut e-kirjat on puolestaan suurelta osin kuvailtu kirjastotietokantaan myös suomenkielisillä asiasanoilla, mikä luonnollisesti parantaa niiden löydettävyyttä suhteessa muihin. Markkinoinnin osalta Kogan Page ja T&F EBA -kokoelmat saivat enemmän huomiota vuonna 2025 kuin muut e-kirjapaketit. Ebook Centralin omaksi hankittujen e-kirjojen kymmenkertaista lukukertamäärää selittää se, että niiden joukossa on useita opetushenkilökunnan erikseen toivomaa ja kurssilukemistoihin liittyvää kirjaa.

Palveluiden välillä on myös eroja siinä, voiko kirjan tai sen osan ladata määräajaksi tai pysyvästi itselleen. Latauskerrat lasketaan yhdeksi lukukerraksi, kun taas esim. peräkkäisinä päivinä tapahtuva online-lukeminen tuottaa useita lukukertamerkintöjä. T&F:n EBA-kokoelman e-kirjojen luvut ovat ladattavissa ’ikuisesti’ omaan käyttöön, mikä saattaa omalta osaltaan laskea kokoelman käyttölukuja. 

Lopuksi

T&F:n EBA-hankinnassa viehättää lähinnä kaksi asiaa. Ensimmäinen viehätys liittyy siihen, että käyttöjakson jälkeen osa e-kirjoista jää kirjaston pysyvään omistukseen.  Toinen viehätys liittyy mahdollisuuteen rakentaa laaja e-kirjakokoelma valitsemalla siihen kuuluvat nimekkeet itse. 

Nimekkeen tarkkuudella rakennettavan kokoelman rakentaminen tarkoittaa samalla kohtalaisen suurta työmäärää. Nähtäväksi jää, riittääkö Laurea-kirjastossa paukkuja tähän tehtävään myös seuraavina vuosina. Pelkkien T&F:ltä saatavien nimekelistojen varaan ilman kirjaston omaa nimeketasoista valintaa tuskin tulemme EBA-kokoelmaa jatkossakaan rakentamaan. 

Työn jakamista alakohtaisesti useamman tietoasiantuntijan kesken pidimme hyvänä ratkaisuna. Valintatyöhön osallistuneet pitivät tehtävää mielekkäänä, joskin varsinkin vuoden 2026 EBA-kokoelman rakentaminen jouduttiin tekemään kohtalaisella kiireellä. Jatkossa olemme aikatauluttamisen osalta viisaampia. Valintaprosessiin tulee varata runsaasti aikaa jo pelkästään sen vuoksi, että sopivien excel-listausten saaminen T&F:ltä vaatii myös heiltä omaa työpanosta, eikä välttämättä tapahdu aivan käden käänteessä. 

Varsinaisesta käyttöön perustuvasta evidenssistä hankinnan ohjaajana on kohdallamme turhan aikaista sanoa juuri mitään. Ainoat vuoden 2025 EBA-kokoelmaan kuuluneet aikaisemman käyttödatan pohjalta valikoituneet nimekkeet olivat denials-listalta valitut 31 nimekettä. Näistä vain yhdeksää luettiin vuonna 2025. Käyttöön pohjautuvasta evidenssistä tiedämme paremmin vuoden 2026 lopulla, kun voimme tarkastella vuoden 2025 käytön perusteella omaksi hankittujen kirjojen lukutapahtumia vuonna 2026.