Korkeakoulukirjastojen johtaminen ja tiedonhankinta

Valmistuin Tampereen yliopistosta huhtikuussa 2025 informaatiotutkimuksen maisteriohjelmasta. Pro gradu -tutkielmassani tarkastelen korkeakoulukirjastoissa johtavassa asemassa olevien henkilöiden tiedonhankintaa. Tutkimus selvittää suomalaisten korkeakoulukirjastojen johtajien työtehtäviä, ammatillisen tiedonhankinnan käytäntöjä sekä eri tiedonlähteiden roolia päätöksenteossa.

Olen toiminut tietopalveluneuvojana ammattikorkeakoulukirjastossa kahden vuosikymmenen ajan. Tänä aikana olen seurannut läheltä sekä organisaation toiminnan että kirjasto- ja tietopalvelujen johtamisen kehitystä ja muutoksia. Korkeakoulukirjastojen työssä tarvittava osaaminen edellyttää ammatillista tiedonhankintaa. Monipuoliset työnkuvat luovat tarpeen jatkuvalle osaamisen laajentamiselle ja uuden oppimiselle niin asiakaspalvelussa, tiimityössä kuin johtamisessa.

Korkeakoulukirjastojen johtajien tiedonhankintaa ja tiedonhankintakäyttäytymistä ei ole tutkittu Suomessa aiemmin. Aihetta on käsitelty vain yleisten kirjastojen johtamisen ja tiedonhankinnan näkökulmasta: Hanne Kokkonen (2009) ja Leena Kinnunen (2022) tarkastelevat pro gradu -tutkielmissaan kirjastonjohtajien tiedonhankintaa yleisissä kirjastoissa. Kirjastojen johtamiseen liittyvää tutkimusta on julkaistu 2020 luvulla ja tutkimus on painottunut strategiseen kehittämiseen, osaamisen johtamiseen, muutosjohtamiseen sekä digitaalisiin palveluihin ja niiden vaikuttavuuteen.

Tutkimusmenetelmät ja viitekehys

Pro gradu -tutkielmaan haastateltiin suomalaisia korkeakoulukirjastojen ja -tietopalveluiden johtajia (N=18) puolistrukturoitua haastattelumenetelmää käyttäen. Kerätyn haastatteluaineiston avulla kartoitettiin kirjastojohtajien päätöksentekoa vaativia tehtäviä ja selvitettiin millaisia tiedonhankinnan käytäntöjä kirjastonjohtajat suosivat monipuolisissa asiantuntija- ja johtamistehtävissä. Tulokset analysoitiin hyödyntämällä teoriaohjaavan ja aineistolähtöisen sisällönanalyysin menetelmiä.

Pro gradussa tutustutaan tiedonhankinnan ja johtamisen keskeisiin käsitteisiin ja teoreettisessa viitekehyksessä aihetta lähestytään Luanne Freundin (2015, 1601) tiedonlähteiden kontekstuaalisen mallin kautta. Teoreettinen malli kuvaa tilannekohtaisten ja ehdollisten muuttujien vaikutusta tiedonlähteiden valintaan. Lähteiden valinnassa korostuvat etenkin tiedonhankinnan laadulle asetetut vaatimukset. Vaatimukset määrittävät, millaista tietoa tarvitaan (laatu, tarkkuus, konteksti), kun taas rajoitukset kertovat, mikä voi estää tai hidastaa tiedonhankintaa. 

Tiedonhankinnan aktiivisuuteen ja laajuuteen vaikuttavat erityisesti selvitettävän ongelman tai aiheen tuttuus sekä tehtävien kompleksisuus. Tehtäviin perustuvaa tiedonhakua, tiedonhaun ongelmia, tiedontarpeen kontekstisidonnaisuutta ja työpaikkojen tiedonhankinnan käytäntöjä on tutkinut mm. Katriina Byström (1999). 

Kirjastojen johtajien tehtävänkuva ja johtaminen

Johtajan työ muodostuu johtamis-, kehittämis- ja asiantuntijatehtävistä, joiden kautta vastataan kirjaston toiminnasta, henkilöstöstä ja palvelujen laadusta. Kirjastonjohtajien tehtävänkuvat kuitenkin vaihtelevat organisaation koon ja rakenteen mukaan; esimerkiksi henkilöstöön liittyvät tehtävät eivät sisälly kaikkien haastateltujen johtajien vastuualueisiin. Mintzbergin (1989,16) johtamisroolien mallin mukaan erilaiset johtamisroolit liittyvät ihmisten välisiin suhteisiin, informaation käsittelyyn ja päätöksentekorooleihin. 

Pro gradu -tutkielmassa johtamiseen liittyvät tehtävät jaettiin kolmeen osa-alueeseen: hallinnollisiin tehtäviin, henkilöstöön liittyviin tehtäviin sekä palveluihin ja järjestelmiin liittyviin tehtäviin. Päätöksentekoa ja siihen liittyvää tiedonhankintaa tarkastellaan tutkielmassa näiden tehtäväkokonaisuuksien ja tehtäviin liittyvien esimerkkien kautta.

 
Kuva 1. Korkeakoulukirjastojen johtajien tehtävät korkeakouluorganisaatiossa (Kuva: Suvi Pukero)

Hallinnollisissa tehtävissä korostuvat tiedonlähteinä organisaation sisäiset dokumentit ja palvelut, erilaiset kansalliset linjaukset ja viranomaisohjeet. Vuosikellon mukainen suunnittelu ja pitkän aikavälin tavoitteet edellyttävät jatkuvaa valmistelua ja seurantaa. Haasteita hallinnollisissa tehtävissä tuovat erityisesti budjettirajoitukset ja erilaisten lisenssiehtojen tulkinta. Päätöksenteon tueksi laaditaan toimintaan liittyviä esityksiä ja lausuntoja, jotka perustuvat selkeisiin määrällisiin tai laadullisiin havaintoihin, tilastoihin tai tutkimuksiin.

Suunnittelua vaativissa tehtävissä on usein taustalla laajaa vuorovaikutusta erilaisten tiedonlähteiden kanssa. Toimintaympäristön muuttuessa hyödynnetään kansallisia verkostoja ja muiden organisaatioiden valintoja, kokemuksia, sekä osaamista. Tilastojen ja asiakaspalautteiden avulla arvioidaan aktiivisesti kirjasto- ja tietopalveluiden erilaisia prosesseja ja palveluja. Työ voi sisältää muutosneuvotteluja ja organisaatiorakenteiden suunnittelua.

Hankintoihin liittyvät erilaiset selvitystyöt ovat tyypillisiä, systemaattista tiedonhakua vaativia tehtäviä korkeakoulukirjastoissa. Organisaatiossa on hankinnoille omat toimintatavat ja prosessit ja hankinnat kilpailutetaan tarvittaessa. Hankintaprosessi sisältää faktojen eli tarkistettavien ja todenperäisten tietojen keräämisen ja vertailun, joiden avulla päätös hankinnasta on mahdollista perustella. Hankinnoissa tiimityö ja asiantuntijoiden vuorovaikutus ovat keskeisiä ratkaisujen muodostamisessa. Asiantuntijatiimit valmistelevat e-aineistoihin liittyviä esityksiä, raportteja ja oman yksikön osaamista hyödynnetään aktiivisesti.

Henkilöstöön liittyvissä tehtävissä keskeisiä tiedonlähteitä ovat henkilöstöhallinnon materiaalit, lainsäädäntö, sisäiset ohjeet sekä esimiesten ja kollegoiden asiantuntemus. Kirjastonjohtajan esihenkilövastuisiin kuuluvat muun muassa rekrytoinnit sekä henkilöstön hyvinvoinnin ja jaksamisen seuranta. Rekrytoinneissa ja tehtävien jaossa korostuvat johtajan kokemus ja tilannekohtainen arviointikyky, ja toiminnan muutokset heijastuvat usein myös henkilöstön tehtävänkuvien tarkistamiseen. Päätöksentekoa ovat edellyttäneet esimerkiksi irtisanomiset taloudellisesti tiukkoina aikoina sekä vaikeasti ennakoitavien muutostilanteiden hallinta. Avoin vuorovaikutus helpottaa uusien toimintatapojen käyttöönottoa. Päätöksiä vaativat myös käytännönläheiset asiat, kuten asiakaspalveluvuorojen suunnittelu, jossa on tärkeää varmistaa henkilöstön yhdenvertainen kohtelu. Johtamisessa huomioidaan inhimilliset näkökulmat, kuitenkin organisaation kokonaisetua painottaen.

Haastatteluissa pohdittiin myös intuitiota eli asioiden ymmärtämistä ilman tietoista päättelyä. Intuitiota saatetaan hyödyntää talouden ulkopuolisissa päätöksissä. Intuitioon ja kokemukseen perustuvaa päätöksentekoa esiintyy jossain määrin mm. rekrytoinnin tai tehtävien jakamisen yhteydessä. Intuitiota saatetaan käyttää uusissa tilanteissa, joista haastateltavat mainitsivat esimerkkinä koronapandemian aikana vaaditut nopeat päätökset, vastaavasta tilanteesta ei ollut tuolloin kokemusta.

Palveluihin ja järjestelmiin liittyvät tehtävät painottuvat e-aineistojen hankintaan sekä kokoelmatyöhön, kuten digitointiin ja poistojen suunnitteluun. Palveluprosesseja kehitetään esimerkiksi kirjastojen omatoimisen käytön lisäämisellä ja teknisillä ratkaisuilla (automaattiuusinnat, käyttöoikeudet, rajapintojen toimivuus). Palveluja on kehitetty mm. ottamalla käyttöön sovelluksia opiskelijapalveluihin (kirjastokortti Tuudo-sovelluksessa). Tekniset ratkaisut ovat usein vaativia ja monimutkaisia, ja muutokset edellyttävät järjestelmähankintoja, teknisiä käyttöoikeuspäätöksiä sekä huolellista suunnittelua esimerkiksi tietosuojavaatimusten näkökulmasta.

Palvelujen ja toiminnan muutoksia perustellaan päätöksenteossa useimmiten kustannustehokkuudella, asiakashyödyllä ja tietoturvan varmistamisella. Uusien palvelujen käyttöönotto ja uudet tehtävät edellyttävät henkilöstön perusteellista perehdytystä ja kouluttautumista. Haastatteluaineistossa korostuu, että kaikissa päätöksissä tulisi huomioida laadulliset ja inhimilliset näkökulmat, erityisesti asiakkaiden tarpeet. Muutostilanteissa on tärkeää hyödyntää henkilöstön laaja-alainen osaaminen, kokemus sekä organisaation historiaan kytkeytyvä hiljainen tieto.

Tärkeimmät tiedonlähteet

Haastattelututkimuksen tulosten mukaan henkilöt, kollegat ja verkostot tarjoavat kirjastojen johtajille tärkeimmät työssä tarvittavat tiedot. Työssä vaaditaan erityisesti yhteistyötä organisaation IT-asiantuntijoiden sekä korkeakoulujen AMKIT- ja FUN verkostojen kanssa.

Tilastot ja data esiintyvät tiedontarpeissa seuraavana, tarvittava faktatieto on yksittäistä tietoa, tilastoja, käyttödataa sekä tietoja järjestelmien, henkilöstön ja aineiston kustannuksista. Faktatiedon avulla arvioidaan valittujen ratkaisujen kannattavuutta ja perustella päätöksiä. Organisaation sisäisten lähteiden ja tiedon tulee olla helposti löydettävissä ja ymmärrettävässä muodossa. Tiedon laatu eli ajantasaisuus, luotettavuus ja monipuolisuus tulee olla varmistettavissa, jotta päätöksenteko perustuu faktoihin.

 
Kuva 2. Tärkeimmät tiedonlähteet. (Kuva: Suvi Pukero)

Tiedonlähteet, joita tarvitaan palveluihin ja järjestelmiin liittyen, ovat erityisesti käyttödata ja tilastot (esim. e-aineistojen kustannukset suhteessa käyttömääriin). Lisäksi korostuvat lakisääteiset ohjeet ja tietojen säilytysperiaatteet, verkkodokumentaatio, ohjeistukset ja koulutusmateriaalit. 

Myös organisaation sisäiset lähteet ovat merkityksellisiä: intrassa jaetut materiaalit, puoliviralliset dokumentit ja johdon päätökset tukevat päivittäistä työtä. Asiantuntijakeskusteluilla täsmennetään kysymyksiä ja ratkaistaan ongelmia jatkuvan vuorovaikutuksen ja sparrauksen avulla. 

Lait ja säädökset muodostavat pohjan kirjastojen johtamistyölle. Niihin kuuluvat esimerkiksi kirjastolaki, työehtosopimukset ja viranomaisohjeet. Eri lähteistä saatua tietoa analysoidaan ja kokemuksia tuodaan esille kansallisissa työryhmissä ja konsortioissa. Laajempien selvitysten yhteydessä hyödynnetään ennakoivaa ja systemaattista tiedonkeruuta. 

Asiakaspalautteet, käyttäjäkyselyt ja palvelun laadun seuranta muodostavat keskeisen perustan kirjastotoiminnan jatkuvalle kehittämiselle. Asiakkaiden näkökulman systemaattinen huomioiminen on olennainen osa kirjastopalvelujen suunnittelua ja päätöksentekoa, sillä se auttaa suuntaamaan palveluja käyttäjien tarpeiden ja odotusten mukaisesti.

Tärkeimmät tulokset

Pro gradu -tutkielman tulosten mukaan kirjastonjohtajat tukeutuvat päätöksenteossaan erityisesti kollegoihin, verkostoihin ja asiantuntijoihin, organisaation tuottamaan tietoon sekä viranomaislähteisiin. Systemaattinen tiedonhankinta on olennainen osa perusteltua päätöksentekoa, ja tiedon prosessointi on jatkuvaa sekä keskeinen osa johtamistyötä.
Tiedonlähteiden valintaan vaikuttavat ennen kaikkea tehtävän tiedontarve, luonne ja käytettävissä oleva aika. Henkilökohtainen kiinnostus ja motivaatio lisäävät sitoutuneisuutta erityisesti silloin, kun tehtävä edellyttää laajempaa selvitystyötä. Myös tehtävän tuttuus ja kompleksisuus ohjaavat tiedonhankinnan systemaattisuutta.

Lähdekirjallisuuden ja tietokantojen käyttö korostuu etenkin opetukseen sekä kirjasto- ja tietopalvelualan substanssiin liittyvissä tehtävissä. Laajempaa tiedonhakua tehdään silloin, kun tarvitaan erityisen luotettavaa, ajantasaista ja relevanttia tietoa päätöksenteon pohjaksi.

Ajankäytön rajallisuus muodostaa keskeisen haasteen sekä uuden tiedon hankinnassa, että tilanteiden jäsentämisessä. Johtajat pyrkivät yhdistämään aiemman osaamisensa uuteen kontekstiin, jotta ratkaisut olisivat perusteltuja ja kestäviä. Tiedonhankinta vaihtelee nopeasta faktantarkistuksesta laajoihin, systemaattisiin hakuprosesseihin, ja johtavissa tehtävissä toimivat ovatkin kokeneita ja tavoitteellisia tiedonhankinnan ammattilaisia.

Koska kirjastojen johtamisessa tarvittava tieto on monipuolista ja laaja-alaista, tiedonhankintaan käytettävä aika on kohdennettava huolellisesti. Haastatteluissa korostuivat ajanhallinnan haasteet ja työn sirpaleisuus, minkä vuoksi työrauha sekä suunnitelmallinen resursointi ovat välttämättömiä. Päätökset rakentuvat yleensä faktatiedon, kokemuksen ja kokonaisvaltaisen ymmärryksen yhdistelmälle, ja luotettavuutta vahvistavat viralliset lähteet, eri alojen asiantuntijat ja vertaisarvioitu tieto.

Kahvihuonediplomatiaa ja parviälyä?

Vastuun jakaminen, olemassa olevan osaamisen hyödyntäminen ja talon sisäisen asiantuntemuksen kartoittaminen tukevat yhteisten ongelmien ratkaisua. Oman toiminnan arviointi ja jatkuva kehittäminen ovat välttämättömiä, jotta palvelut vastaavat asiakkaiden muuttuviin tarpeisiin. Samalla on tärkeää tunnistaa kirjaston mahdollisuudet vaikuttaa yhteiskunnallisesti, erityisesti silloin, kun toimintaympäristö on muutoksessa.

Pro gradun otsikko ”Parviälyä ja kahvihuonediplomatiaa” pohjautuu kahteen haastatteluista poimittuun ilmaisuun, jotka kuvaavat vuorovaikutuksen, kohtaamisten ja yhteistyön merkitystä päätöksenteossa. Eräs haastateltava korosti epämuodollisten tapaamisten tärkeää roolia tiedonhankinnassa ja päätöksenteossa, ja toi esiin, että etätyö ja lyhyet verkkopalaverit kaventavat mahdollisuuksia tällaisiin luonteviin keskusteluihin. Hän kiteytti näkemyksensä toteamalla uskoneensa aina “kahvihuonediplomatiaan”. Toinen haastateltava painotti puolestaan luottamusta oman yksikön ja tiimin asiantuntemukseen: enemmistön näkemys ohjaa usein hyvään ratkaisuun, vaikka se ei täysin vastaisikaan omaa kantaa – kuten hän totesi, "parviäly kyllä vaikuttaa siihen, miten iso porukka näkee sen, mitä kannattaa tehdä".

Uusia tehtäviä ja tulevaisuuden mahdollisuuksia osaamiseen ovat jo tuoneet mm. datanhallinta, tekoäly ja julkaisutoiminta. Kirjastoissa luotetaan monipuoliseen yksiköstä löytyvään osaamiseen:

… jonkun täytyy aina järjestää tietoa ja asioita maailmassa ja me osataan se tosi hyvin. En usko, että työt loppuvat, mutta ne muuttuvat entistä enemmän.