Opiskelijoiden ääni kuuluviin! Tiedonhaun opetusten ja ohjausten kehittämistä palautteiden avulla

Päätimme aloittaa palautteen keräämisen tiedonhaun opetuksista ja henkilökohtaisista ohjauksista Hämeen ammattikorkeakoulussa (HAMK) tammikuussa 2024. Vajaan tuhannen palautteen jälkeen voimme kertoa, että olemme saaneet opiskelijoilta niin hyviä ideoita kuin tärkeitä parannusehdotuksiakin, jotka haluamme jakaa lukijoiden kanssa.

Loppuvuonna 2023 halusimme uudistaa tiedonhaun opetusta ja henkilökohtaista ohjausta vastaamaan paremmin opiskelijoiden toiveita ja tarpeita. Meillä ei kuitenkaan ollut tietoa siitä, mitkä asiat opiskelijat kokevat tiedonhaun opetuksissa ja ohjauksissa hyödyllisimmiksi ja miten lyhyet tunnin tai kahden opetustilanteet kannattaisi tehokkaasti käyttää. Siispä päätimme kysyä asiaa opiskelijoilta kevyellä palautelomakkeella joka opetuksen ja ohjauksen jälkeen.

Käsittelemme ensin palautelomaketta käytännössä, sen jälkeen opetus- ja ohjauspalautteita erikseen, palautteiden keräämisen hyödyllisyyttä ja jatkokehitysmahdollisuuksia.

Palautelomake käytännössä

Toteutimme yksinkertaisen palautekyselylomakkeen Microsoft Formsilla. Opetuspalautelomakkeessa kysytään ryhmän tunnusta, ”Kuinka hyvin koet tiedonhaun opetuksen auttavan sinua opinnoissasi eteenpäin?” eli opetuksen hyödyllisyyttä tähtiarviona 1–5 (5 hyödyllisin) sekä kaksi avointa kysymystä: ”Mikä oli hyödyllisintä opetuksessa/ohjauksessa?” ja ”Mitä olisimme voineet tehdä paremmin?”. Koska myös henkilökunnan jäsenet ovat tervetulleita henkilökohtaiseen tiedonhaun ohjaukseen, otamme heidät huomioon ohjauspalautelomakkeen kysymyksessä: ”Kuinka hyvin koet tiedonhaun opetuksen auttavan sinua opinnoissasi tai työskentelyssäsi eteenpäin?”. Asteikko on sama ja lomakkeella on myös samat kaksi avointa kysymystä.

Halusimme, että palautteen ehtii täyttää minuutissa tai kahdessa tiedonhaun opetuksen viimeisenä tehtävänä sekä ohjauksen jälkeen. Käytännössä opetusmateriaalissa on QR-koodi, jonka opiskelijat voivat lukea kännyköillään ja antaa palautteensa. Jotkut ovat antaneet palautteen myös Forms-lomakkeen verkko-osoitteen kautta.

Opiskelijat ja henkilökunnan jäsenet varaavat ajan tiedonhaun ohjaukseen Microsoft Bookings -järjestelmästä. Bookings lähettää heille linkin ohjauspalautelomakkeeseen automaattisesti 15 minuuttia ohjauksen jälkeen. Muutamia ohjausaikoja varataan meiltä suoraan sähköpostitse, jolloin varaajat eivät saa linkkiä palautelomakkeeseen. Ohjauspalautteiden saamiseen vaikuttaa selvästi se, muistammeko mainita palautelomakkeesta ohjauksen lopussa. Osa ohjauksista pidetään pienryhmille tai pareille. Tällöin palautelomake lähtee kuitenkin vain henkilölle, joka on tehnyt alkuperäisen ohjausvarauksen.

Tietoturvasyistä olemme sopineet, että palautteita säilytetään kolme vuotta ja sen jälkeen ne tuhotaan. Palautelomakkeelle on myös laitettu tieto siitä, miten palautteita käytetään eli opetuksen ja ohjauksen parantamiseen. Jos palaute pitää sisällään vastaajan henkilökohtaista tietoa, poistamme palautteen sen lukemisen jälkeen.

Tiedonhaun opetuksessa paljon opiskelijoille hyödyllisiä asioita

Vuonna 2024 saimme kaikkiaan 746 palautetta suomenkielisistä ja 225 palautetta englanninkielisistä tiedonhaun opetuksistamme. Asteikolla 1–5 suomenkielisten opetusten hyödyllisyyskeskiarvo (kysymys ”Kuinka hyvin koet tiedonhaun opetuksen auttavan sinua opinnoissasi eteenpäin?”) oli 4,37 ja englanninkielisten 4,68. Voi siis sanoa, että pääosa palautetta antaneista opiskelijoista koki tiedonhaun opetuksen hyödylliseksi opintojensa kannalta. Palautteissa keskityttiin myös itse opetukseen ja sen järjestämiseen, emmekä ole saaneet henkilökohtaisuuksiin meneviä palautteita muutamaa poikkeusta lukuun ottamatta.

Tiedonhaun opetuksen hyödyllisimmiksi nimettyjen asioiden lista on pitkä. Usein erilaiset hakupalvelut tai tietokannat, kuten HAMK Finna, Google Scholar, Statista, Web of Science ja O’Reilly, saavat mainintoja. Joillekin hyödyllisin asia ovat olleet Google Scholarin kirjastolinkki tai selaimen lisäosa LibKey Nomad, joka auttaa löytämään kirjaston hankkimia aineistoja avoimen verkon puolella. Monelle iloinen yllätys on ollut viitetietojen helppo löytäminen HAMK Finnasta. Opinnäytetyövaiheen opiskelijoilla yleisin hyödyllisimmäksi koettu asia on Zotero-viitteidenhallintaohjelma. Mainintoja ovat saaneet myös lainausmerkkien käyttö hakutekniikkana, hakusanojen ideointi, tieto Celia-saavutettavuuskirjaston palveluista ja tekoälyasioiden käsittely. Opetussetistämme ei oikeastaan löydy sellaista asiaa, jota ei olisi mainittu opetuksen hyödyllisimpien asioiden palautekohdassa. Yksittäisten asioiden ja palveluiden lisäksi palautteissa esiin nousevat myös opetuksen selkeys ja monipuolisuus sekä tehtävät ja vuorovaikutuksellisuus.

Parannusehdotuksia toteuttamalla parempaa opetusta

Kun kysymme palautteessamme parannusehdotuksia, yleisimmät vastaukset ovat pelkkä viiva tai maininta siitä, että parannettavaa ei ole. Parannusehdotuksista yleisin liittyy ajankäyttöön. Moni toivoo pidempää aikaa tiedonhaun opetukselle ja tehtävien tekemiselle, sillä aihe joko kiinnostaa tai hitaampi etenemistapa olisi ollut hyödyllisempi. Mukaan mahtuu toki myös päinvastaista mieltä olevia, mutta toiveet nopeammasta etenemisestä ovat selkeästi vähemmistössä. Tämä onkin hankala asia – vaikka viestimme ja perustelemme opettajien suuntaan, että puoli tuntia tai tunti on liian lyhyt aika tiedonhaun asioiden läpikäyntiin eikä aika riitä tehtävien tekemiseen, aikataulut eivät välttämättä anna myöten tai opettajat eivät välttämättä hahmota tiedonhaun laajaa kokonaisuutta.

Parannusehdotuksilla on ollut myös konkreettisia vaikutuksia opetussisältöön, sillä siihen voimme itse vaikuttaa. Esimerkiksi elokuussa 2024 saimme eräältä ryhmältä monta parannusehdotusta vuorovaikutuksellisuuden lisäämisestä. Tämän seurauksena ideoimme ja otimme enemmän tehtäviä mukaan jo heti seuraavaan tiedonhaun opetukseen. Tästä saimme opiskelijoilta hyvää palautetta pitkin syksyä. Saimme tiedonhaun opetuksen tekoälyosuuteemme opiskelijalta parannusehdotuksen, jossa toivottiin konkreettisia esimerkkejä tekoälyn käytöstä. Palautteen jälkeen lisäsimme opetuksiin esimerkin promptaamisesta eli kehotteen muotoilusta hakusanojen ideoinnissa tekoälyn avustuksella. Vastaavasti lisäsimme opetussettiimme osion tekoälyn vastuullisesta käytöstä ekologisesta ja yhteiskunnallisesta näkökulmasta opiskelijan parannusehdotuksen jälkeen.

Tulkintaa ja huomioita opetuspalautteen antamisesta

Vaikka opetuspalautteita voi käydä läpi kokonaisuutena ja tehdä niistä yleisiä johtopäätöksiä, on hyvä muistaa, että jokaisen opetuspalautteen takana on pidetty tunti ja sen pohjalta nousseet kokemukset. Esimerkiksi ryhmätöitä sisältävä työpaja tuottaa lähes poikkeuksetta ryhmäytymiseen liittyviä palautteita, jotka koskevat vain pidettyä tuntia ja kyseistä ryhmätyötä. Palautteiden yleistämisen kanssa on siis oltava tarkkana.

Entä sitten opetuspalautteiden antaminen yleisesti? Olemme huomanneet, että tunneilla moni antaa palautetta, koska QR-koodin saa näppärästi luettua kännykällä ja palautteen kirjoitettua nopeasti. Olemme korostaneet, että emme kerää opiskelijoista nimitietoa sekä sitä, että palautteen antamiseen menee vain minuutti, koska siinä on vain kaksi kysymystä. Vaikka palautteen antaminen on kätevää, se ei kuitenkaan tarkoita sitä, että saisimme palautteita kaikilta osallistujilta. Välillä on ollut opetuskertoja, joiden jälkeen vain yksi tai kaksi opiskelijaa antaa palautteen. Olemme kuitenkin sitä mieltä, että meidän kannattaa jatkaa palautteiden keräämistä tällä tavalla.

Seuraavaksi käsittelemme henkilökohtaisista tiedonhaun ohjauksista saamiamme palautteita.

Tiedonhaun ohjauksissa korostuu henkilökohtaisten kohtaamisten tärkeys

Englanninkielisten ohjausten palautteita saimme vain viisi ja siksi emme käsittele niitä tässä. Suomenkieliset ohjauspalautteet ovat ylitsevuotavan positiivisia ja niitä tuli vuoden aikana 67 kappaletta. Kysymyksen ”Kuinka hyvin koet tiedonhaun ohjauksen auttavan sinua opinnoissasi tai työskentelyssäsi eteenpäin” vastausten keskiarvo on 4,69 (asteikko 1-5,1 = ei juurikaan, 5 = tosi hurjasti). Vajaa puolet ohjauksista on pidetty YAMK-opiskelijoille. Henkilökunnan jäseniä kävi ohjauksessa vuonna 2024 hyvin vähän.

Yksi palautteissa toistuva asia on ohjauksen henkilökohtaisuus ja jopa välittäminen. Ohjauksen aiheuttamista positiivisista tunteista kerrottiin kuudessa palautteessa. Me ohjaajat koemmekin tarjoavamme nykyajan luksuspalvelua opiskelijoille: kokonainen tunti heidän (tiedonhaku)murheidensa käsittelyyn ja niistä keskustelemiseen. Meillä HAMKissa ei vielä ole ollut tarvetta rajoittaa ohjauksiin tulijoiden määrää muuten kuin ajanvarausjärjestelmään asetettujen aikataulullisten rajojen avulla. Pyrimme myös kannustamaan opiskelijoita ottamaan yhteyttä sähköpostitse, jos Bookingsista ei löydy sopivaa vapaata aikaa.

Henkilökohtaisten ohjausten hyödyllisin anti

”Mikä oli hyödyllisintä, mitä opit ohjauksessa?” -kysymykseen vastatessa mainitaan useimmin tietokannat (28 kertaa) ja hakusanat (15 kertaa). Usein palautteen antaja ei listaa erikseen hyödyllisiksi kokemiaan tietokantoja. Palautteissa, joissa tietokanta on nimeltä mainittu, se on ollut useimmiten HAMK Finna tai Google Scholar. Medic ja Cinahl mainittiin vain yhdessä ja samassa palautteessa. Käytämme kuitenkin etenkin Cinahlin käytön neuvomiseen paljon aikaa ohjauksissa, sillä iso osa ohjauksessa käyvistä on sosiaali- ja terveysalan opiskelijoita. Tässä voi näkyä palautteen antamiseen käytettävän vaivan ja ajan määrä.

Hakusanoihin liittyvissä palautteissa asia mainitaan myös hyvin yleisluontoisesti: usein hakusanojen pohtimisena, muokkaamisena tai vain apuna niihin liittyen. Hakusanojen miettiminen yhdessä ohjattavan kanssa ja esimerkiksi YSO:n tai MeSH:n käyttäminen apuna onkin ohjausten peruskauraa. YSO mainittiin nimeltä kahdessa palautteessa.

Teams ohjausympäristönä mainitaan muutamassa palautteessa, jotka ovat pääosin positiivisen sävyisiä. Automaattinen etätoteutus on toiminut mielestämme hyvin. Kerromme kuitenkin varausohjeessa, että tapaamista voi pyytää myös kampukselle.

Tiedonhaun ohjausta on vaikea parantaa palautteiden perusteella

Ohjauspalautteiden pohjalta on vaikeampi tehdä korjausliikkeitä kuin opetuspalautteiden pohjalta. Henkilökohtaisuuden vuoksi yhden ihmisen toivomaa muutosta on vaikea ottaa mukaan seuraaviin ohjauksiin. Kahdeksan vastausta kysymykseen ”Miten olisimme voineet auttaa sinua vielä paremmin?” sisälsi parannusehdotuksia. Muissa vastauksissa joko kiitetään, kerrotaan ettei parannettavaa ole, tai on jätetty vain viiva tyhjän vastauksen merkiksi.

Kolmessa vastauksessa ehdotetaan alakohtaisten lähteiden käsittelyn lisäämistä. Tämä on haastavaa, koska lähdemme kuitenkin jo liikkeelle osallistujan henkilökohtaisesta tiedontarpeesta, joten toki pyrimme tutustumaan alalle ominaisiin tiedonlähteisiin. Emme kuitenkaan ole joka alan asiantuntijoita: osa erityisesti henkilökunnan jäsenistä voi varmasti toivoa meiltä syvempää osaamista heidän alaltaan. Tiedonhaun ohjauksia pitää HAMKissa kaksi henkilöä eli tämän artikkelin kirjoittajat. Toistaiseksi emme ole jakaneet ohjauksia keskenämme alan perusteella, vaan ohjaamme molemmat kaikkien alojen opiskelijoita ja henkilökuntaa. Ehkä osa osallistujista myös toivoo tai uskoo, että jossain on olemassa se heidän alansa tarpeisiin täydellisesti vastaava tietokanta tai kirjaston asiantuntija.

Ohjauksen henkilökohtaisuuden vuoksi parannusehdotusten kohdalla herää joskus ajatus, että ne tulevat hieman myöhään. Kysymme joka ohjauksen lopussa ja keskelläkin, onko osallistujilla kysyttävää. Totta kai joskus ohjattava huomaa vasta ohjauksen jälkeen, että jotain olisi voinut vielä käydä läpi.

Miksi palautetta kannattaa kerätä?

On hyvä muistaa, että kevyet palautteet kertovat usein opiskelijoiden päällimmäisistä fiiliksistä tunnin tai ohjauksen jälkeen eivätkä sinänsä esimerkiksi syvällisestä oppimisesta. Voi hyvinkin olla, että tunnin jälkeen tiedonhakuinnostus on korkealla, mutta opiskeluarjessa tiedonhaun asiat unohtuvat muiden alle etenkin, jos hakutaitoja ei käytetä heti esimerkiksi johonkin tehtävään liittyen.

Saamamme palautteet antavat varmasti liian ruusuisen kuvan tiedonhaun opetuksistamme ja ohjauksistamme. Veikkaamme, että moni opiskelija, joka koki tiedonhaun opetuksen tai ohjauksen yhdentekevänä tai huonona, ei antanut meille palautetta, sillä palautteen antaminen on opiskelijoille vapaaehtoista. Tämä on hyvä pitää mielessä, kun tuntien jälkeen käymme palautteita läpi ja teemme niiden pohjalta johtopäätöksiä.

Mutta miksi palautteita siitä huolimatta kannattaa kerätä? Erittäin tärkeäksi hyödyksi koemme sen, että voimme jakaa palautetta opetustunnista anonyymisti tiedonhaun opetustuntia pyytäneelle opettajalle. Emme yleensä voi itse päättää opetusten pituutta, sillä tiedonhaun opetukset on integroitu eri alojen opetukseen eri tavoin, eivätkä ne ole yhdenmukaisia pituuden tai sisällön osalta. Olemme kuitenkin saaneet opiskelijoiden toiveiden ja palautteiden avulla perusteltua ja neuvoteltua pidemmän tiedonhaun opetusajan monen opettajan kanssa. Myös opettajat ovat olleet kiinnostuneita saamastamme palautteesta ja pyytävät meitä jakamaan heille tärkeimmät esille nousseet asiat.

Koemme myös, että palautteita on kiva katsoa opetuksen ja ohjauksen jälkeen, sillä yleensä suurin osa on kokenut sen itselleen hyödylliseksi. Tämä tuo työhömme merkityksen tunnetta. Me kaikki opetusta ja ohjauksia HAMKissa tekevät olemme olleet näissä rooleissa vasta muutaman vuoden, joten positiiviset palautteet vahvistavat onnistumisen ja osaamisen tunnettamme. Toisaalta parannusehdotukset pitävät jalkamme tiukasti maan pinnalla. Olemme myös huomanneet, että usein oma tunne opetuksesta ja ohjauksesta on sama kuin opiskelijoilla – välillä ollaan samalla aaltopituudella ja välillä opetus/ohjaus on yhtä kivireen vetoa.

Palautteiden jatkokehitys

Tulevaisuudessa olisi kiinnostavaa kokeilla palautteiden analysointia tekoälyavusteisesti, sillä 800 palautteen käsittely manuaalisesti on iso työ. Tekoälyn käytöstä tulisi kuitenkin olla maininta palautelomakkeella, sillä opiskelijalla on voitava olla oikeus kieltäytyä kirjoittamansa tekstin syöttämisestä tekoälylle eli tässä tapauksessa jättää vastaamatta. Ainakin meidän täytyy myös perehtyä tarkemmin tekoälyn eettiseen käyttöön palautteiden käsittelyssä.

Tarkastelimme palautelomaketta loppuvuodesta 2024 ja totesimme, että suurille muutoksille ei ole tässä vaiheessa tarvetta. Tarkensimme siinä vaiheessa kuitenkin palautteiden säilytysaikaa sekä lisäsimme lomakkeelle tiedon siitä, mihin vastauksia käytämme. Palautteiden keruu on ollut yllättävän helppoa ja on ollut kiva huomata, miten monet opiskelijat ovat meille palautetta ja parannusehdotuksiakin antaneet. Palautteiden kerääminen onkin osoittautunut onnistuneeksi tavaksi saada myös opiskelijoiden ääni kuuluville opetusten ja ohjausten kehittämisessä, vaikka kaikkia toiveita emme pystykään toteuttamaan.