Työelämäharjoittelu Turun AMK:n kirjastoalan koulutuksen ja kirjaston yhteistyönä

Syksyllä 2015 Turun AMK:n kirjastossa suorittivat harjoittelunsa kirjastoalan opiskelijat Taika Kulha ja Maisa Johansson. Yhtenä oppimistehtävänä oli työstää yhdessä Turun AMK:n kirjasto- ja tietopalvelun harjoittelijayhteyshenkilön Eija Suikkasen kanssa artikkeli ammatilliseen lehteen. Tavoitteena oli harjoitella yhteisartikkelin kirjoittamista ja harjoittelutehtävien kuvaamista.

Turun AMK:n kirjasto harjoitteluympäristönä
Turun ammattikorkeakoulussa kirjastoalan opiskeluun kuuluu kaksi harjoittelua. Ensimmäinen 10 viikon pituinen harjoittelujakso on ensimmäisen opiskeluvuoden kevätlukukaudella. Toinen harjoittelujakso on kolmannen opiskeluvuoden syyslukukaudella ja se on pituudeltaan kahdeksan viikkoa. Turun AMK:n kirjasto- ja tietopalveluissa on käytännössä joka kevät- ja syyslukukausi harjoittelemassa Turun AMK:n kirjastoalan opiskelijoita.

Ensimmäisessä harjoittelussa tuntumaa kirjastoalaan
Harjoittelut ovat luonteeltaan erilaisia, niin harjoittelijan kuin harjoittelupaikkaa tarjoavan kirjaston kannalta. Ensimmäisessä harjoittelussa moni kirjastoalan opiskelija tutustuu ensi kertaa tulevan ammattinsa työhön käytännössä. Kirjasto on tuttu kaikille asiakkaana, mutta monelle nuorelle opiskelijalle kirjastossa tehtävä taustatyö, vaikkapa Voyager-kirjastojärjestelmän taustaohjelmat, clientit, ja kirjaston toiminnan tilastointi, ovat täysin vieraita.

Ensimmäisessä harjoittelussa kirjasto- ja tietopalveluiden tavoitteena onkin perehdyttää opiskelija kirjastotyöhön ja sen perusteisiin. Turun AMK:n kirjastossa tämä toteutetaan perehdytyksen lisäksi käytännön työssäoppimisena. Harjoittelija seuraa ensin asiakaspalvelussa työskentelevää job shadowing -menetelmällä, siirtyy sitten itse tekemään asiakaspalvelua kirjaston henkilökunta tukenaan ja lopulta kykenee työskentelemään itsenäisesti asiakaspalvelussa. Harjoittelija on kuin uusi työntekijä, hän saa perehdytystä mutta tutustuu myös itsenäisesti kirjaston toimintaan.

Toisessa harjoittelussa opiskelijat mukana kirjaston taustatöissä
Kolmannen vuoden opiskelijat, jotka suorittavat toista harjoittelujaksoaan, ovat jo ensimmäisellä harjoittelujaksollaan tutustuneet kirjastoammatillisiin perustehtäviin. Heidän opintonsa ovat jo suunnilleen puolessa välissä ja heillä on osaamista ja näkemystä siitä, minkälaisissa tehtävissä he toivovat voivansa työskennellä tulevina kirjastoalan ammattilaisina. Urakehityksen kannalta moni harjoittelupaikkaa hakeva suuntaa katsettaan tulevaisuuteen ja tietoisesti hakee kokemuksia eri kirjastosektoreilta. Turun AMK:n kirjastolle aukeaa samalla harjoittelijoihin tutustumalla mahdollisuus piirtää kuvaa tulevista mahdollisista työnhakijoista.

Toisessa harjoittelussa opiskelijoilla on yleensä laajempi kirjo tehtäviä kuin ensimmäisessä harjoittelussa. Turun AMK:n kirjastossa rakennetaan harjoittelijoiden kanssa yhdessä heille sopiva harjoittelujakso sen mukaan, mitä opiskelija on asettanut harjoittelujaksonsa tavoitteiksi ja toisaalta sen perusteella, mitä ajankohtaista kirjastossa on paraikaa käynnissä. Harjoittelijat ovat mukana isommissa ja pienemmissä kirjaston projekteissa ja tuovat niihin myös opiskelijanäkökulmaa. Usein toiseen harjoitteluun sisältyy asiakaspalvelun lisäksi ensimmäistä harjoittelua enemmän esimerkiksi kokoelmanhoitoon tai verkkopalveluun ja viestintään liittyviä tehtäviä.

Kirjastoalan ja kirjaston yhteistyöstä on hyötyä opiskelijoille ja kirjastolle
Harjoittelujaksot toteutetaan käytännönläheisesti ja työelämälähtöisesti. Tavoitteena on molemminpuolinen hyöty: harjoittelijat saavat kirjastossa harjoittelupaikan ja ammatillisen kasvun kannalta korvaamatonta oman alan työelämäkokemusta, ja kirjasto saa sekä opiskelijanäkökulmaa palveluiden kehittämiseen että ajantasaisen näkymän kirjastoalan koulutukseen. Kirjastoalan koulutuksen ja kirjaston yhteistyö, kuten harjoittelijat, nähdään kirjasto- ja tietopalveluissa voimavarana, jonka käyttö tullee vielä lisääntymään.

Harjoittelumallina Turun AMK:n kirjasto- ja tietopalvelut toteuttaa tekemällä oppimista ja on saanut positiivista palautetta harjoittelijoilta siitä, että harjoittelun kautta saa oikean kuvan ammattikorkeakoulukirjaston toiminnasta ja työtehtävistä.

Harjoittelijat miettivät ehkä siinä opintojensa vaiheessa jo opinnäytetyön aihetta ja toisen harjoittelun jälkeen on joskus Turun AMK:n kirjasto- ja tietopalveluiden ja kirjastoalan opinnäytetyön tekijä solmineetkin toimeksiantosopimuksen opinnäytetyöstä. Harjoittelussa on jo kirjastoon ja kirjastolaisiin tutustuttu, mikä on opinnäytetyötä tekevälle opiskelija on varmasti etu myös tehdessä toimeksiannosta opinnäytetyötä.

Taikan ja Maisan kertomaa harjoittelusta
Olemme kaksi kolmannen vuoden kirjastoalan opiskelijaa Turun ammattikorkeakoulussa.Toinen meistä suoritti harjoittelun Turun AMK:n kirjaston Sepänkadun toimipisteessä ja toinen sekä Lemminkäisenkadun ja Linnankadun toimipisteissä. Lisäksi vietimme joka viikko yhden päivän kirjaston verkkopalveluissa.

 Kuvateksti: Harjoittelijat Maisa ja Taika kirjastossa. Kuvaajat: Maisa Johansson ja Taika Kulha.

Ensialkuun saimme perehdytystä kirjaston asiakaspalvelutehtävistä. Meille esiteltiin taloa ja aineistoja sekä kerrottiin Turun AMK:n ja kirjaston organisaatiosta. Meidät tutustutettiin Voyager-järjestelmään ja tositoimiin pääsimme ensimmäisenä tekemällä kirjastokortteja. Varsinkin Sepänkadulle tuli isoja ryhmiä ja vaihto-oppilaita, jotka halusivat kirjastokortit kerralla. Meille annettiin ensin pienempiä, helpompia tehtäviä, kuten kurssikirjojen tarroitusta ja opinnäytetöiden tietueiden tarkistamista. Meille esiteltiin kirjastossa sisäisessä viestinnässä käytettävät välineet ja kanavat (esim. Office365, intranet ja Skype).

Maisa Turun AMK:n tekniikan, ympäristön ja talouden alan kampuskirjastossa
Kirjaston aineisto pelotti minua hiukan: tekniikan, ympäristön ja talouden alan aineisto ei ollut minulla erityisen hallussa. Ei se menoa lopulta kuitenkaan jarruttanut ja huomasin, että asiakkaat olivat oikein mukavia ja rentoja.

Tein osittain viestinnän tehtäviä, koska tehtävää oli paljon. Pääsin päivittämään myös kuvan Sepänkadulta Facebookiin. Oma projektini oli kaikkien vuotta 2002 vanhempien opinnäytetöiden siirtäminen varastoon. Tehtävään kuului tietenkin opinnäytetöiden kerääminen, siirtäminen tietokantaan, kuskaaminen varastoon sekä järjesteleminen. Tehtävä oli yllättävän aikaa vievää, koska työt piti järjestää vuosittain ja aakkosittain, mutta pick and scan –toiminto nopeutti urakkaa huomattavasti. Pidin siitä, että sain olla todella hyödyksi ja työn jäljen näki heti.

Ohjaajani kertoi minulle paljon Turun AMK:n, sen kirjastoyksiköiden ja Sepänkadun menosta. Kampuksella on ollut paljon liikehdintää ja joka kesä on ollut aineiston muuttoa johonkin suuntaan. Suunnitteilla on kaikki koulutusohjelmat yhteen kokoavan kampuksen rakentaminen. Sepänkadullakin pitääkin miettiä, mitä paljon kirjoja siirretään ja miten paljon niitä pitää poistaa.

Yksi ajatus, jonka koin tärkeäksi oppia, oli se, että kirjaston pitää pysyä ajan tasalla ja tietää kaikesta tarjonnasta paljon paremmin kuin asiakkaat. Jopa lakimuutoksista pitää pysyä perillä, koska kirjojen tieto ei välttämättä ole enää validia. Kirjastonhoitajien vain täytyy osata neuvoa niin laitteisiin ja e-aineiston lainaamiseen kuin Wordiin tai SoleOps-opinto-opasjärjestelmään liittyvissä asioissa.

Tietämykseni eri tietokannoista kasvoi huimasti. Ohjaajani kertoi minulle niin standardien tärkeydestä, MOT-sanakirjan Proofing-toiminnosta kuin Rakennustieto-käyttöliittymän korteista. Hän kertoi kolmesta kilpailutetusta hankintakanavasta ja esimerkiksi ScienceDirect Alerts-toiminnosta. Sain lisäksi tietoa sähköisistä henkilöstö- ja taloushallintajärjestelmistä, kuten SAPista (taloushallinta) ja ESSistä (poissaolot).

Taika liiketalouden, ICT:n ja kemiantekniikan alan kampuskirjastossa
Harjoittelun aikana vietin viikossa kaksi päivää Turun AMK:n kirjaston Lemminkäisenkadun toimipisteessä ja kaksi Linnankadun kampuskirjastossa. Linnankadun toimipisteen kirjasto oli harjoitteluni alkaessa vielä totuttelemassa siellä tapahtuneisiin muutoksiin. Osa Linnankadun kampuksen opiskelijoista (kuten elokuvan ja animaation opiskelijat) olivat siirtyneet Lemminkäisenkadun kampukselle ja sen myötä myös osa kirjaston aineistoista oli siirtynyt toimipisteestä toiseen. Hyllyissä oli tyhjää tilaa, ja yksi tehtävistäni oli järjestää aineisto niin, että se jakautui tasaisesti. Kirjojen siirtelemiseen meni paljon aikaa, mutta se oli hyvä perehdytys siihen, mitä kaikkea kirjastosta löytyi.

Linnankadun kirjaston aineistot liittyvät suurimmalta osin taiteeseen: mm. musiikkiin, kuvataiteeseen ja esittävään taiteeseen. Musiikkiaineistot olivat minulle uusi tuttavuus ja sainkin ensin perehdytystä sekä klassiseen musiikkiin että siihen liittyvien tiedonhakujen tekemiseen. Koska en juurikaan tunne säveltäjiä tai musiikin termistöä, se tuntui ensin hyvin haastavalta. Mutta kuten niin usein harjoittelun aikana sai huomata – tekemällä oppii.

Linnankadulla sain tehtäväkseni myös mm. poistojen tekemistä, lehtien saapumisvalvontaa, hyllyopasteiden tekemistä sekä varastossa olevien opinnäytetöiden järjestämistä. Myös asiakaspalvelu oli luonnollisesti osa harjoittelua. Soitinnukset, äänialat, sinfoniat, konsertot… vähitellen termit tulivat tutuiksi ja asiakkaiden kysymykset lakkasivat kuulostamasta heprealta.

Lemminkäisenkadulla sain perinpohjaista perehdytystä niin luettelointiin, hankintojen tekemiseen kuin saapumisvalvontaankin. Asiakaspalveluun perehdyin ensin seuraamalla vierestä vakituisten työntekijöiden työskentelyä. Vähitellen otin aktiivisemman roolin ja lopulta sain hoitaa asiakaspalveluvuoroni itsenäisesti.

Korkeakoulukirjaston asiakaspalvelu eroaa melko paljon yleisen kirjaston asiakaspalvelusta, josta minulla oli kokemusta ennen tätä harjoittelua. Suuri osa korkeakoulukirjaston asiakkaista etsii jotakin tiettyä teosta tai vain hyllyväliä, josta löytyvät hänen alansa kirjat. Samaa kirjaa voidaan kysyä kymmenen kertaa yhden päivän aikana. Korkeakoulukirjastossa täytyy tietää edes jotain aiheista, jotka ovat itselle vieraita, kuten biokemia, elektroniikka tai kansainvälinen markkinointi.

Verkkopalvelutehtäviä Turun AMK:n kirjastossa
Kirjaston yhteisten toimintojen tiimi vastaa mm. kirjaston viestinnästä, e-aineistoista, sekä tietokantojen ja verkkosivujen ylläpidosta. Ensimmäisenä päivänä pääsimme kuuntelemaan viestintätiimin kokousta, jonka lopuksi keskustelimme meille harjoittelijoille annettavista tehtävistä.

Aloitimme tutustumalla Turun AMK:n ja kirjaston verkkosivuihin sekä intranettiin. Tutkimme sivuja opiskelijanäkökulmasta ja mietimme mahdollisia tapoja parantaa niiden sisältöjä ja visuaalista ilmettä. Saimme myös hakukoneoptimointiin liittyvän tehtävän: teimme hakuja eri hakusanoilla ja kartoitimme, miten hyvin kirjaston internetsivut löytyivät.

Myös Turun AMK:n kirjaston on tarkoitus siirtyä kokonaan käyttämään Finnaa vuonna 2016. Meidän tehtävänämme oli arvioida käyttöliittymää ja kirjoittaa siitä lyhyt raportti. Kävimme huomioitamme läpi yhdessä kirjaston Finna-tiimin jäsenen kanssa.  E-aineistojen testaaminen tabletilla oli yksi harjoittelutehtävistä. Kuvaaja Maisa Johansson.

 Yksi laajimmista saamistamme tehtävistä oli e-aineistojen toimivuuden testaaminen mobiililaitteilla (tableteilla sekä älypuhelimilla). Tarkoitus oli käydä läpi kaikki Turun AMK:lla käytössä olevat tietokannat ja kokeilla niiden toimivuutta sekä Android- että iOS- käyttöjärjestelmillä. Samalla kartoitimme, oliko tietokannoille saatavissa mobiilisovelluksia. Kiinnitimme huomiota myös siihen, miten hyvin Turun ammattikorkeakoulun logo oli näkyvillä tietokannoissa. Tehtävä oli melko työläs, ja jatkuikin koko harjoittelumme ajan.

Saimme ideoida Facebook-päivityksiä ja julkaisimmekin useamman. Tutustuimme myös hyperlapse- videoeditointisovelluksiin, ja pohdimme niiden mahdollisia käyttötapoja sosiaalista mediaa ajatellen. Otimme myös kuvituskuvia ja kokeilimme kuvankäsittelysovelluksia. Lisäksi saimme muokata kirjaston palveluita esitteleviä PowerPoint-pohjia, jotka piti päivittää AMK:n uudistuneen visuaalisen ilmeen mukaisiksi.

 
Kuvituskuvaa sosiaaliseen mediaan. Kuvaaja Maisa Johansson.

Mitä opimme harjoittelussa?
Tämä harjoittelu oli meille molemmille ensimmäinen kokemus tieteellisessä kirjastossa työskentelemisestä. Kokemus oli positiivinen, ja antoi meille kattavan ja monipuolisen kuvan siitä, millaista työtä tieteellisessä kirjastossa tehdään. Harjoittelu avarsi selkeästi käsitystämme siitä, minkälaisia töitä saatamme tulevaisuudessa itsekin tehdä.

“Olen hirveän tyytyväinen siihen, että sain kokonaisvaltaisemman kuvan eri tietokannoista, sain tietoa eri työskentelykanavista ja alustoista, ymmärrän paremmin AMK:n kirjaston toimintaa ja näin millaisia tehtäviä kirjaston viestintään kuuluu konkreettisesti.” Maisa

“Opin tämän harjoittelun aikana paljon asioita, joista itselleni tärkeimpiä olivat Voyager-järjestelmän käyttäminen, luettelointiprosessiin tutustuminen sekä UDK-luokitusjärjestelmän ymmärtäminen. Ensisilmäyksellä UDK vaikutti hämmentävältä, mutta kun siihen tutustui, alkoi se näyttää loogiselta ja ymmärrettävältä. Voyagerissa, kuten kaikissa kirjastojärjestelmissä, oli omat hyvät sekä kehitystä kaipaavat puolensa.” Taika