Vähemmän on enemmän – kanavien yhdistämisellä selkeyttä julkaisemiseen

Hämeen ammattikorkeakoulussa (HAMK) tehtiin keväällä 2025 julkaisu-uudistus, jossa vanhoja julkaisukanavia yhdistettiin yhdeksi ainoaksi kokonaisuudeksi, käytäntöjä pohdittiin uudelleen ja ohjeistusta selkiytettiin. Vaikka kehitystyö vielä jatkuukin, jo nyt on nähty, että julkaisuprosessien ja -alustan virtaviivaistaminen auttaa sekä kirjoittajia, toimittajia että lukijoita. Käsittelemme tässä ensin uudistukseen johtaneita tekijöitä, mistä jatkamme uudistuksesta jo havaittuihin hyötyihin ja lopuksi kehitystyön tulevaisuudennäkymiin.

Epäselvillä käytännöillä epäselviä tuloksia

Kuten muissakin ammattikorkeakouluissa, myös Hämeen ammattikorkeakoulussa (HAMK) yleistajuinen ja ammatillinen julkaiseminen painottuvat omiin julkaisukanaviin. Aiemmin HAMKilla oli useampi julkaisukanava, jotka oli jaoteltu julkaisutyyppien mukaan: HAMK Beat -blogialusta yleistajuisille teksteille ja HAMK Unlimited -alusta kahdelle ammatilliselle lehdelle (Professional ja Journal). Osittain tätä ratkaisua selittivät amk-julkaisemisen kentän käytännöt, osittain myös julkaisutiedonkeruun aiemmat ohjeet, joissa julkaisukanava määritti vahvemmin julkaisutyypin.

Toimittajan silmin kanavien väliset erot olivat selkeät: yleistajuiset tekstit blogiin ja ammatilliselle yleisölle suunnatut HAMK Unlimitediin. Käytännössä rajanveto oli kuitenkin vaikeaa. Vaikka yritimme erilaisilla koulutuksilla ja tietoiskuilla selittää kirjoittajille, mikä ero kanavilla oli, niiden hahmottaminen oli haastavaa: yleistajuisuuden määritelmä oli vaikea selittää aukottomasti, ja tulkintaerot olivat suuria. Täytyy myöntää, etteivät kanavien kirjoittajaohjeetkaan olleet yksiselitteiset.

Myös kanavien arviointikäytänteissä oli eroja: kun blogissa oli arvioiva toimituskunta, ammatillisissa lehdissä käytimme asiantuntija-arviointia. Blogia perustettaessa sen mainostettiin olevan nopea julkaisukanava juuri tämän arviointikäytänteen vuoksi, mikä tietysti houkutteli kirjoittajia tarjoamaan tekstejään ensisijaisesti sinne, vaikka ne eivät olisi sisältönsä tai kohderyhmänsä perusteella sinne kuuluneetkaan.

Yllä mainittujen syiden lisäksi kanavien erilliset palveluosoitteet hämmensivät kirjoittajia. Beat-tekstejä käsiteltiin yhdessä sähköpostiosoitteessa, Unlimitedin toisessa. Ongelmia syntyi erityisesti silloin, jos teksti ei sopinut kirjoittajan ajattelemaan kanavaan, ja se piti siirtää toiseen. Me samat toimittajat kuitenkin palvelimme kanavasta riippumatta, ja kirjoittajan näkökulmasta tämä vaikutti turhalta ja ylimääräiseltä työltä.

Lisäksi eri julkaisukanavien erot hahmottuivat vaikeasti myös lukijoille. Erityisesti HAMKin ulkopuolisen lukijan silmin ei ollut aina selvää, miten eri alustat erosivat esimerkiksi tekstien läpikäymän arvioinnin osalta ja milloin ylipäänsä oltiin minkäkin kanavan artikkelia lukemassa. HAMKin kanavissa julkaistut tekstit on kuitenkin suunnattu ammatilliselle kentälle laajemmin kuin vain korkeakoulun sisäisesti, joten myös tämä kaipasi selkeyttä.

Koska julkaisemisen paineet ovat kasvaneet vuosien saatossa ja julkaisupisteistä kilpaileminen on edelleen helposti käsitettävä ja konkreettinen tapa lisätä ammattikorkeakoulun perusrahoitusta, julkaisemisen prosesseja oli pakko uudistaa. Vanhoja julkaisukanavia vaivasivat menneisyyden taakat, kun kaikissa mainituissa kanavissa oli tahmeutta ja julkaisuviivettä. Ymmärryksemme mukaan mielikuvat toimimattomista kanavista liittyivät nimenomaan kanaviin, eivät niinkään toimijoihin niiden taustalla. Siksi oli selvää, että pelkkä kasvojenkohotus kanaville ei riittäisi, vaan pitäisi tehdä jotain radikaalimpaa.

HAMKin brändi uudistui elokuussa 2023, ja jo pitkään paikallaan polkenut julkaisukanavauudistus sai tästä potkua. Koimme, että tässä on aito mahdollisuus kehittää jotain uutta ja raikasta.

Uusi julkaisukanava on selkeä kokonaisuus

HAMKin uusi julkaisukanava, HAMK Pilkku, otettiin asteittain käyttöön kesäkuusta 2025 alkaen. Uudistustyö oli monipolvinen, pitkä ja täynnä erilaisia käänteitä. Voimme kuitenkin ilolla todeta, että työ on jo näin alle puolen vuoden päästä kantanut hedelmää.

Merkittävin ero vanhaan on se, että julkaisukanavan valinta ei aiheuta samanlaista päänvaivaa kuin ennen, vaikka alkuvaiheessa huomasimme, että kirjoittajat tuottivat tekstejään vahvasti vanhojen kirjoittajaohjeiden mukaisesti. Uudessa kanavassa kaikille teksteille on yhteiset kirjoittajaohjeet ja kirjoittajia ohjataan käyttämään yhtenäisesti samaa viittauskäytäntöä. Erityyppisten tekstien välille haetaan eroa kanavan eri osastojen kautta.

Julkaisemisen prosessia olemme vauhdittaneet tekemällä muutoksia toimituskäytäntöihin. Edelleen ennakkoarvioimme kaikki julkaisut, eli yhtäkään artikkelia emme julkaise ilman, että se on toimituksessa käyty läpi. Erilaisten vaiheiden määrää olemme kuitenkin pyrkineet vähentämään antamalla kirjoittajille palautetta selkeämmin ja yhdenmukaisemmin. Lisäksi kirjoittajilla on aiempaa enemmän vastuuta artikkelien sisältöjen oikeellisuudesta. Tämän myötä julkaisut saadaan käsiteltyä merkittävästi aiempaa nopeammin.

Aiemmin käsittelimme kaikki julkaisut sähköpostitse, mikä oli tietysti monella tavalla helppoa ja luontevaa, kun lähes kaikki kirjoittajat toimivat samassa Microsoft-ympäristössä. Oli kuitenkin vaikea pysyä sähköpostien perässä – kuka on viestinyt viimeksi, mitä ja kenelle – ja järjestelmä oli altis inhimillisille virheille. Myös tiedostonhallinta oli työlästä ja kirjanpito julkaisuista oli täysin manuaalista. Kun julkaisuja on vuosittain käsiteltävänä satoja ja kaikkea hoitaa vain yksi tai kaksi henkilöä, asioiden hallinta oli kognitiivisesti kuormittavaa ja vei paljon aikaa. Päädyimme uudistuksen myötä hankkimaan OJS-julkaisujärjestelmän, joka on monista tieteellisistä lehdistä tuttu. Valintaan vaikuttivat mahdollisuus käyttää järjestelmää usealla eri kielellä, muotoilla käyttöliittymä omiin tarpeisiin sopivaksi sekä laajentaa se myöhemmin myös HAMKin oman tiedelehden julkaisujärjestelmäksi. Lisäksi julkaisusopimusten tekeminen saatiin julkaisujärjestelmässä tuotua käteväksi osaksi jo käsikirjoituksen lähettämisvaihetta. Kirjoittajat ovat nopeasti oppineet käyttämään järjestelmää, ja toisin kuin aiemmin, nyt myös he näkevät missä vaiheessa oma käsikirjoitus etenee.

Kanavan kehitystyö jatkuu

Vaikka uuden kanavan käyttöönotto on sujunut pääpiirteissään hyvin, on useita kehityskohteita tullut esiin vasta käyttöönoton myötä. Koska HAMK Pilkku -julkaisukanava on vielä uusi, kirjoittajien on toisinaan ollut vaikea nähdä, mihin osastoon heidän tekstinsä sopisi, etenkin kun pyrimme nyt ohjaamaan tekstejä epämuodollisesta blogityylistä ”artikkelimaisempaan” suuntaan. Mitä enemmän tekstejä on saatu julkaistua, sitä paremmin olemme pystyneet luomaan yhteistä ymmärrystä osastoista ja niiden eroista. Myös kirjoittajilta tullut palaute on ollut erittäin hyödyllistä. Palautteen perusteella huomasimme esimerkiksi, että niin kirjoittajien kuin meidän toimittajienkin oli vaikea sijoittaa tekstejä erääseen uuden kanavan osastoista, minkä vuoksi päädyimme toistaiseksi ottamaan sen pois käytöstä. Tämän osaston oli tarkoitus jakaa käytännön hyötyä asiantuntijatyöhön.

Se, että julkaisukanavia on nyt vain yksi, on kuitenkin helpottanut julkaisujen hallinnointia merkittävästi. Kun kohtaamme nyt kaikki kirjoittajat yhdessä ja samassa osoitteessa, yhteydenpito heidän kanssaan on parantunut.

Ylipäänsä julkaisukanavauudistus on edellyttänyt runsaasti uusien ohjeiden kirjoittamista, niiden suoraviivaistamista ja käytänteiden selkiyttämistä. Uudistuksessa oli sekin hyvä puoli, että nyt useampi kirjoittaja myös lukee ohjeita ja esittää niihin liittyviä kysymyksiä. Olemmekin rohkeasti muokanneet ohjeita palautteen ja kokemuksen perusteella ja pystyneet luomaan sellaiset suuntaviivat, jotka kirjoittajienkin on helppo ymmärtää.

Emme ole kuitenkaan välttyneet erinäisiltä teknisiltä haasteilta. Vaikka artikkelit toimitetaan OJS-järjestelmässä, ne julkaistaan WordPress-alustan kautta, jotta ne saadaan integroitua HAMKin verkkosivuihin. Alusta on paikoin melko jäykkä, ja esimerkiksi artikkelisivua on yhä kehitettävä joustavampaan ja käyttäjäystävällisempään suuntaan. Yllättäviä hankaluuksia on syntynyt myös OJS-järjestelmän lähettämistä sähköposti-ilmoituksista. Yksi järjestelmän käyttöönoton tavoitteista oli varmistaa, että toimituksellinen viestinvaihto kirjoittajien kanssa tallentuu muuallekin kuin yksittäisen toimittajan omaan sähköpostiin. Järjestelmä ei kuitenkaan toimi tässä aukottomasti. Tällaisiin haasteisiin olemme hakeneet ratkaisuja niin HAMKin viestintäyksikön kuin järjestelmien toimittajien kanssa.

Ammatillisten julkaisujen uudistuksen opeilla kohti vertaisarvioidun julkaisun uudistusta

Uudistus on saanut katsomaan aikojen kuluessa vakiintuneita prosesseja ja ohjeistuksia uusin silmin. Päivittäisessä työssä voi usein käydä niin, että tuttuja toimintatapoja paikataan tarpeen mukaan, mutta ei kyseenalaisteta niiden lähtökohtaista toimivuutta. Onkin ollut hyödyllistä kokea, kuinka tällainen uudistus on ohjannut pohtimaan, palvelevatko kaikki prosessin vaiheet tarkoitustaan. Ohjeistuksen uudistaminen puolestaan on virtaviivaistanut monia kohtia ja hyvällä tavalla ravistellut sekä meitä toimittajia että kirjoittajia kiinnittämään niiden sisältöön uudelleen huomiota.

Vaikka Pilkun kehitystyö jatkuu edelleen, on sen käyttökokemusta ja selkeyttä saatu jo nyt parannettua toimituksen sekä käyttäjien kannalta. Kun suurimmat ongelmat on nyt saatu ratkottua ja prosessit vakiinnutettua, Pilkun laajempi julkistus on tarkoitus pitää alkuvuodesta 2026. Samaan aikaan käyttöönotto on toiminut myös hyvänä muistutuksena siitä, että kaikkia tällaisessa uudistuksessa vastaan tulevia yksityiskohtia ei pystytä hiomaan täysin valmiiksi ennen kuin julkaisukanava ja -alusta ovat jo käytössä. Vasta käyttäjäkokemus paljastaa sudenkuoppia, joita ei suunnittelupöydällä välttämättä tule ajatelleeksi. Myös tälle kannattaa varata uudistustyössä aikaa.

Tästä saadun kokemuksen avulla siirrymme seuraavaksi uudistamaan HAMK Unlimited Scientific -lehteä eli HAMKin vertaisarvioitua tieteellistä julkaisua. Nyt kun OJS-järjestelmästä on kertynyt käytännön kokemusta, olisikin seuraavaksi mahdollista ryhtyä hyödyntämään myös sen vertaisarviointia tukevia ominaisuuksia samalla kun tieteellisen julkaisun laajempia tavoitteita mietitään.

HAMK Pilkku -julkaisukanava löytyy osoitteesta www.hamk.fi/pilkku.