WhatsApp lainauksen apuvälineenä Humakin kirjastossa

Humakin kirjaston kahdessa toimipisteessä, Kuopiossa ja Turussa, on syksyn mittaan testattu WhatsApp-lainausta uutena lainaustapana lainausautomaattien ja virkailijalainauksen rinnalla. Ajatuksesta toteutukseen mentiin muutamassa viikossa idean lausumisesta ääneen. Tällaista ratkaisua ei olisi monessakaan kirjastossa mahdollista toteuttaa erinäisistä käytännön syistä, mutta kokeilun perusteella WhatsApp-lainaus vaikuttaa Humakin kirjaston toimintakulttuuriin sopivalta uudistukselta.

WhatsApp-lainaus Humakin kirjastoissa toimii niin, että asiakas lähettää älypuhelimen WhatsApp-sovelluksen kautta kirjastolle valokuvan lainattavan aineiston viivakoodista ja laittaa kuvatekstiksi oman nimensä. Informaatikko merkitsee viestin perusteella lainan asiakkaan tietoihin Voyagerin lainausohjelmassa. Enää ei siis ole tarvetta kirjoitella kirjastolle lappuja tai lähetellä viestejä sähköpostitse tai intranetin kautta tilanteissa, joissa lainaus automaatin kautta ei syystä tai toisesta onnistu kirjaston itsepalvelukäytön aikana. Monelle opiskelijalle älypuhelimen käyttö lainauksen apuvälineenä tuntuu olevan luontevampaa kuin paperilappujen kirjoittelu ja syksyn kokemusten perusteella opiskelijat ovat suhtautuneet kokeiluun erittäin positiivisesti.

Taustalla Humakin kirjaston verkostomainen rakenne

Humakin kirjastolla on yhdeksän pientä toimipistettä, joista vain yhdessä on henkilökuntaa paikalla aina, kun kirjaston ovet ovat auki. Monet Humakin kirjastopisteet toimivat siis suuren osan ajasta omatoimikirjastoina. Suurimmassa osassa kirjastoissa on informaatikko paikalla 2-3 päivänä viikossa.

Itsepalvelulainauksessa on vuodesta 2004 alkaen käytetty Voyagerin itsepalvelulainausohjelmaa ja muutamaan toimipisteeseen on hankittu lainaus-palautusautomaatti. Automaatti on pienillä asiakasmäärillä suhteellisen kallis hankinta: kaikkien Humakin toimipisteiden varustaminen vaatisi yhdeksän automaattia, kun taas lainamäärien puolesta isompikin yhdessä toimipisteessä toimiva kirjasto pärjäisi hyvin yhdellä. 

Voyagerin itsepalvelulainauksessa on omat haasteensa tilanteissa, joissa työntekijä ei ole päivittäin paikalla, joten myös paperilomakkeilla lainaus on Humakin kirjastossa edelleen tavallista. Humakin kirjastolla ei myöskään ole omaa kirjastokorttia, vaan asiakkaan on mahdollista rekisteröidä jokin muu viivakoodillinen kortti Humakin kirjastokortiksi. Tästä syystä lainaaminen voi olla itsepalvelutilanteissa hankalaa, koska asiakas ei aina ole varma, mitä korttia hän kirjastossamme käyttää.  

Näistä syistä meillä on varmastikin muita kirjastoja enemmän tapauksia, joissa kirjaston aineistoa lähtee asiakkaiden mukaan ilman, että siitä jää kirjastolle tietoa. Toivomme, että WhatsApp-lainaus vähentää katoavien kirjojen ongelmaa ja mahdollistaa lainauksen myös niissä tilanteissa, joissa asiakas on unohtanut kirjastokorttinsa tai joissa kirjaston henkilökuntaa ei ole paikalla opastamassa lainauksessa.  

Lisätyötä mutta myös työajan säästöä

Kokeilun aikana olemme todenneet, että WhatsApp-lainaus toisaalta säästää lainaustoimintaan kuluvaa työaikaa, mutta voi aiheuttaa myös lisätyötä.  Asiakkaan lähettämä valokuva kirjan viivakoodista on tavallisesti informatiivisempi kuin käsin täytetty lainalappu, jossa voi olla kirjoitusvirheitä tai puutteellisia tietoja. Toisaalta on mahdollista, että osa asiakkaista siirtyy käyttämään WhatsApp-lainausta kirjastoautomaatin tai Voyagerin itsepalveluohjelman sijasta, jolloin informaatikon työmäärä taas lisääntyy, koska WhatsApp-lainat virkailija naputtelee käsin tietokantaan.

WhatsApp-lainaus helpottaa myös tietokannan pysymistä ajan tasalla, vaikka lainat eivät siirrykään automaattisesti järjestelmään. WhatsAppin kautta tieto lainoista tavoittaa informaatikon nopeammin kuin paperinen lomake, jonka informaatikko lukee saapuessaan seuraavan kerran paikalle kyseiseen toimipisteeseen, joskus vasta viikon päästä lainaushetkestä. Tämä vähentää tilanteita, joissa asiakkaat tulevat kirjastoon turhaan etsimään suosittua kurssikirjaa, jota tietokannan mukaan näyttäisi vielä olevan hyllyssä, koska kaikkia lainoja ei ole vielä siirretty järjestelmään.

WhatsApp-lainaus ei sopisi kaikille kirjastoille

WhatsApp on muissakin kirjastoissa käytössä yhteydenottovälineenä, mutta lainauksen apuvälineenä se lienee harvinaislaatuinen. Isommissa kirjastoissa WhatsAppin tai vastaavien sovellusten käyttö lainaukseen olisi jo kirjoissa olevien hälyttimien puolesta mahdotonta eikä RFID-tekniikkakaan taitaisi tällaista mahdollistaa.

Humakin kirjaston toimintakulttuuriin tämä kuitenkin sopii hyvin muiden tapojen rinnalle: pienuutemme vuoksi tunnemme suuren osan asiakkaista henkilökohtaisesti ja paperilomakkeita on edelleen käytetty lainauksessa muutenkin. Mahdollisuus, että aineistoa lainataan toisen nimissä, on lopulta todennäköisesti pienempi WhatsAppin kautta kuin paperilomakkeita käyttäessä koska lainaajan puhelinnumerosta saa lisävahvistusta tämän henkilöllisyydestä. WhatsApp-lainausohjeisiin voi tarvittaessa lisätä vaatimuksen kirjastokortin numeron tai muun tarkentavan asiakastiedon ilmoittamisesta. 

WhatsAppin käyttö sinänsä on helppoa, mutta palvelun käyttöönottoa pohtiessa yhdeksi tekniseksi haasteeksi nousi organisaatiopuhelinnumeroiden käyttö. Virallisen ohjeen mukaan viestinnässä pitäisi käyttää 020-alkuisia numeroita kun taas WhatsAppissa käytetään mobiilinumeroita.

Toiveita mobiililaitteiden hyödyntämisestä kirjastoissa

WhatsApp on ollut muutamissa suomalaisissa kirjastoissa yksi yhteydenottotapa jo hyvän aikaa. Maailmalla jotkut kirjastot ovat lähteneet selkeästi brändäämään WhatsApp-kirjastonhoitajaa yhteystahona yksinkertaisissa kysymyksissä ja WhatAppia on myös testattu tapana pyytää kirjaston henkilökuntaa paikalle, jos esimerkiksi kirjaston opiskelutiloissa on liikaa meteliä.

Humakin kirjastossa pohdimme syksyn kokeilun jälkeen WhatsApp-lainauksen laajentamista ainakin osaan muistakin toimipisteistä ja olemme luonnollisesti kiinnostuneita muidenkin mobiilisovellusten hyödyntämisestä kirjaston toiminnassa. Jo aikaisemmin henkilökunta on testannut kortin viivakoodin tallentamista kännykkään ja tämän käyttöä lainauksessa, mutta tähän eivät kirjastossamme käytössä olevat viivakoodinlukijat ole taipuneet.  

Mobiililaitteiden parempi hyödyntäminen erityisesti fyysisen aineiston lainauksessa olisi erityisesti pienten kirjastojen kannalta kiinnostava kehityssuunta. Kaupan alalta on jo olemassa esimerkki niin sanotusta bonuskorttisovelluksesta, jonka myötä asiakkaan ei tarvitse enää kuljettaa mukanaan eri liikkeiden bonus- ja kanta-asiakaskortteja. Jäämme odottamaan, koska kirjastoille kehitetään oma kirjastojärjestelmään yhteydessä oleva mobiililainaussovellus.

Kirjoittajat: Pirjo Kangas, informaatikko, Humak & Hilla Mäkelä, informaatikko, Humak