Yhteistilastoista omiin AMKIT-tilastoihin

Tilastointi on yksi tärkeä osa vaikuttavuuden kuvaamista. Kun kansalliskirjasto luopui keskitetystä tilastoinnista vuodesta 2021 alkaen, piti korkeakoulujen itse ratkaista tilastoinnin tekninen ja sisällöllinen toteutus. Kerättävät tilastotiedot vahvistettiin keväällä ja niiden visualisoinnissa hyödynnetään Power BI:tä.

Tieteellisten kirjastojen tilastotietoja on kerätty eri tavoin jo 1900-luvun alkupuolelta saakka. Niitä on tallennettu Suomen tilastollisiin vuosikirjoihin, jotka löytyvät Tilastokeskuksen Otos-julkaisuarkistosta (Tilastokeskus 2025). Viimeisimmäksi tieteellisten kirjastojen tilastotietoja kerättiin keskitetysti Kansalliskirjaston toimesta KITT-järjestelmällä vuosina 2002-2020. Tämän jälkeen Kansalliskirjasto luopui keskitetystä tilastoinnista (Laitinen 2021) ja tieteellisten kirjastojen oli aika miettiä itse tilastointinsa jatkokehitys. 

Jatkokehityksen mietintään kului erilaisissa kokoonpanoissa neljä vuotta. Aluksi pyrittiin jatkamaan työtä KITT-tilastotiedonkeruussa mukana olevien tieteellisten kirjastojen kesken. Yhdessä työryhmässä selvitettiin CSC:n kanssa yhteisen tilastojärjestelmän rakentamista ja myös yksityisten palveluntarjoajien kanssa keskusteltiin yhteistyömahdollisuuksista. Ratkaisut osoittautuivat kovin kalliiksi. Toisessa työryhmässä puolestaan selviteltiin sisällöllisiä asioita eli tilastoitavia lukuja. Yhteiset selvitykset eivät kuitenkaan lopulta johtaneet konkreettiseen yhteistilastointiin. Näistä erinäisistä vaiheista on ollut artikkeleita myös Kreodissa (Kärki ym. 2022; Kärki ym. 2021; Lahtinen 2022).

Selvityksillä ja keskusteluilla oli kuitenkin tärkeä rooli melko yhteisen näkemyksen muodostamisessa tilastoitavien asioiden suunnasta korkeakoulukirjastojen kesken. Yksimielisyys oli liikuttavaa siinä mielessä, että haluttiin vähentää tilastoitavien lukujen määrää. Huomattavasti vaikeampi oli sopia siitä, mitkä luvut joutaisivat pois ja mitä uutta otettaisiin tilalle. Kumpikin verkosto alkoikin jossain vaiheessa miettiä tältä pohjalta omia tilastojaan. Yhteistyö ja keskustelu on kuitenkin jatkunut korkeakoulukirjastojen välillä sen jälkeenkin.

Rajua karsintaa

AMKIT-konsortio perusti asiasta kiinnostuneista kirjastonjohtajista koostuvan tiedolla johtamisen työryhmän vuonna 2023. Työryhmän tehtävänä on kehittää amk-kirjastojen vaikuttavuuden kuvaamista eri keinoin, yhtenä näistä tilastointi. Työryhmä alkoi miettiä aikaisempien valmisteluiden pohjalta amk-kirjastoista kerättäviä tilastolukuja. Johtavana ajatuksena oli tilastoida vain merkityksellisiä lukuja, ja vain niitä lukuja, jotka olivat helposti ja yksiselitteisesti saatavissa erilaisista järjestelmistä. Taustalla vaikutti toki edelleen KITT-yhteistilasto ohjeistuksineen ja tilastoinnin ISO11620-standardi pyrittiin huomioimaan silloin, kun se oli mahdollista. 

Tilastoindikaattoreita karsittiin kovalla kädellä ja jokaisen jäljelle jäävän indikaattorin kohdalla käytiin keskustelu siitä, tarvitaanko lukua, mitä se kertoo ja mistä se on luotettavasti ja helposti saatavissa. Samalla laadittiin tilastotietojen keruuohjeistus kirjastoja varten.

Lopultakin toimintaa!

Aluksi AMKIT-konsortiossa pyrittiin saamaan takautuvasti kiinni neljän vuoden aukko tilastoinnissa, joka oli syntynyt pitkällisen selvitystyön aikana. Tiedot päätettiin kerätä Excel-taulukkoon alkuvuodesta 2025. Konsortion yleiskokouksessa huhtikuussa 2025 saatiin lopullisesti päätettyä, mitä tilastotietoja kerätään.  Eniten pohdintaa aiheuttivat e-aineistot, joiden kuvaaminen eksaktisti ja yhteismitallisesti on hankalaa kustantajien toimittamien kirjavien tilastojen vuoksi. Oli päätettävä, pyritäänkö e-aineistojen käyttö kuvaamaan mahdollisimman tarkasti, jolloin valtaosa aineistoista olisi jäänyt tilastoinnin ulkopuolelle vai hyväksytäänkö ettei täysin yhteismitallisia tietoja tarvita. AMKIT-konsortio päätti, että e-aineistojen tilastoinnissa hyväksytään monimuotoinen tilastodata ja sen perusteella nähdään suuntaa antavasti e-aineistojen käytön määrä.

Luvut saatiin suurimmalta osalta kirjastoja keväällä Excel-taulukkoon, mutta ne eivät monilta osin olleet yhteismitallisia tai kaikissa kirjastoissa ei ollut kerätty lainkaan lukuja KITTin päättymisen jälkeen - puuttuihan kirjastoilta ohjeistuksetkin tuolta ajalta kokonaan. Yhteiskirjastojen johtajien kanssa keskusteltiin tilastotietojen tuottamisesta AMKIT-tilastoon, mutta lopulta todettiin, että tietojen jakaminen kahteen tilastoon ei ole käytännössä mahdollista. Yhteiskirjastot ovat myös käytännössä yliopistojen kirjastoja, joilta ammattikorkeakoulut ostavat kirjaston palvelut sopimuksilla. Yhteiskirjastot tulevat tilastoimaan toimintaansa jatkossa yliopistokirjastoverkoston FUN:in tilastoihin.

SAMK ottaa ohjat Power BI -visualisoinnista

SAMKissa on Tiedolla johtamisen keskus, josta oli sopivasti mahdollisuus irrottaa asiantuntemusta ja työaikaa keväällä 2025. SAMKin kirjastosta ehdotettiin AMKIT-kirjastojen yhteistilastoa yhdeksi aiheeksi ja sitä lähdettiinkin edistämään kirjaston ja Tiedolla johtamisen keskuksen yhteistyönä. Koska talossa oli jo ennestään osaamista Power BI:sta, valikoitui se visualisoinnin työkaluksi. Tämä saatu tuki oli erityisen tärkeää tietomallin ja tietojen keräämisen prosessin suunnittelussa.

Tiedolla johtamisen työryhmän ja Tiedolla johtamisen keskuksen asiantuntijan kesken pidettiin työpaja, jossa mietittiin tilastoitavien asioiden ja visualisointien tarpeita ja mahdollisuuksia. Tämän jälkeen prosessia lähdettiin viemään tuotantoon SAMKissa. 

Tiedot syötetään jatkossa kerran vuodessa, joten ei ole tarvetta jatkuvalle datan siirrolle Power BI:n suuntaan. Datan määrä on myös hyvin pieni Power BI:n mahdollisuuksiin verrattuna. Työpajan ja keskustelujen pohjalta syntyi malli, jossa tiedot syötetään Forms-lomakkeelle. Lomakkeen vastauksista muodostunut Excel-tiedosto on määritelty Power BI:n tietolähteeksi, jolloin uusien tietojen päivitys raporteille onnistuu helposti Power BI:n Refresh-toimintoa käyttämällä. Tietolähteen (Formsin Excel) data pilkottiin osa-alueiden mukaan PowerQueryssä pienemmiksi tauluiksi, joista muodostui käytetty tietomalli.

Mittareita tehtiin ja niiden pohjalta kehitettiin alustavat visualisoinnit kesään mennessä, näitä jalostettiin tietojohtamisen työryhmän kokouksissa. Samalla tietojen keräämistä ja tarkistamista jatkettiin kirjastonjohtajien yhteistyönä, keskitetysti tilastoihin kerättiin tässä vaiheessa mm. Theseuksesta, Vipusesta ja Celiasta lukuja.

Loppusuora häämöttää

Syksyn aikana visualisointien hiominen jatkui ja samalla tiedolla johtamisen työryhmässä täsmennettiin tilastointiohjeita. Lokakuun alussa AMKIT-konsortion yleiskokouksessa päätettiin lopullisesti e-aineistojen käytöstä kerättävät tilastotiedot vuodesta 2025 alkaen. Samassa kokouksessa päätettiin myös, että tilastot vuosilta 2021-2024 julkistetaan marraskuun alussa. Alkoi tiukka loppurypistys, jossa kirjastoissa täydennettiin mahdollisuuksien mukaan Excel-taulukkoa. 

Ongelmana oli jälleen e-aineistojen tilastointi, sillä lokakuussa muutettu ohje tarkoitti vertailtavuuden näkökulmasta vanhojenkin vuosien laskemista uudelleen ja tähän eivät kaikki mitenkään ehtineet tai pystyneet tällä aikataululla. Lokakuun yleiskokouksen päätöksen mukaan kerätään e-kirjojen, e-kausijulkaisujen, hakuteosten sekä muiden aineistojen latausmäärät kotimaisista ja ulkomaisista aineistoista. Latausmääristä kerätään Counter-luvut, mikäli ne ovat saatavissa, mutta myös muita lukuja hyväksytään tilastoon. Vuosia jälkikäteen tällaisten lukujen kokoaminen on ymmärrettävästi hyvin haasteellista, siksi ketään ei velvoitettu siihen. Tilastojen visualisoinneissa ei tästä syystä nyt ensi vaiheessa näytetä kuin e-aineistojen latauslukuja lainkaan, 2025 alkaen sitten nämäkin visualisoinnit näkyvät aineistotyypeittäin.

Mitä tilastotietoa on nyt julkaistu? 

Power BI:llä toteutetut taulukot ja visualisoinnit Amkit-konsortion nettisivulla osoitteessa https://www.amkit.fi/amk-kirjastotilastot/. Tilastoissa on vielä puutteita, vanhoja lukuja joudutaan vielä korjaamaan ja päivittämään joiltain osin. Pääpiirteissään data on kuitenkin kunnossa. Tilastolukuja kerätään huomattavasti enemmän kuin tässä vaiheessa näytetään visualisoinneissa.

Suurin osa tilastoluvuista saadaan amk-kirjastojen kirjastojärjestelmistä Almasta ja KOHAsta. Täsmennettyjen ohjeiden avulla järjestelmistä pitäisi jatkossa pystyä ottamaan entistä selkeämmin tarvittavat tilastotiedot. Taustalukuja (mm. organisaation tilinpäätösluvut, henkilökunnan ja opiskelijoiden määrät) saadaan Vipusesta. Tilastoon haluttiin mukaan myös asiakaspalautteet - AMK-kirjastojen käyttäjäkyselyn ja AVOP-kyselyn tuloksia. Theseus on AMK-kirjastoille niin tärkeä ja näkyvä palvelu, että sekin haluttiin ehdottomasti mukaan tilastointiin.

Vuoden 2025 aikana tilastoitavia lukuja hiottaessa tapahtuikin perinteiseen tapaan niin, että ensin kerättiin pienempi määrä lukuja ja sitten pikkuhiljaa kerättävien tietojen määrä lisääntyi. Loppujen lopuksi kerättäviä tietoja on kuitenkin ihan inhimillinen määrä ja tilastointiohjeessa on selkeästi määritelty, mistä ja miten luvut otetaan. Kaikilla kerättävillä tiedoilla on selkeä tarve, vaikka ne eivät vielä visualisoinneissa näykään. Power BI:n taulukoista näkee kuitenkin luvut ja visualisointejahan on mahdollista lisätä ja muokata tarpeiden muuttuessa.

Miten jatketaan?

Vuoden 2025 tilastot kerätään aiemmin täsmennetyn ohjeistuksen mukaisesti. Tilastotiedoista vastaaville ja niitä kerääville järjestetään työpajoja loppuvuoden aikana ja alkuvuodesta. Näissä työpajoissa käydään läpi tiedonkeruun prosessia ja täydennetään yhdessä e-aineistokohtaista tarkempaa ohjetta. Ohjeen avulla sovitaan mitä käyttämistä tietoja tilastoidaan, jos Counter-tilastotietoja ei ole saatavilla.  Tällä pyritään jatkossa kokoamaan mahdollisimman vertailukelpoiset tilastotiedot myös hankalien e-aineistojen osalta.

Vanhat tilastot vuosilta 2021-2024 koottiin olemassa olevan Excelin pohjalta, mutta vuoden 2025 tilastoluvut kirjastot syöttävät itse Formsin kautta suoraan Power BI:n dataksi. Kirjastot voivat alkaa syöttämään lukuja halutessaan jo heti vuodenvaihteen jälkeen. Vipusen talousluvut julkaistaan vasta kevätpuolella, joten talouslukujen takia joudumme odottamaan ennen tilastojen lopullista julkistamista. 

Tilastojen ylläpito on ainakin tässä alkuvaiheissa keskitetty Samkin kirjastoon. Tilastointia kehitetään edelleen AMKIT-konsortion yhteistyössä ja erityisesti tiedolla johtamisen työryhmässä. Keskusteluja tullaan varmasti käymään myös yliopistokirjastojen kanssa esimerkiksi tilastotietojen yhteismitallisuudesta. Ja koska melkoisen iso osa tilastossa olevista luvuista on KITTin kanssa vertailukelpoisia, niin mahdollisuuksiahan olisi vaikka pitkien aikasarjojen (2001 lähtien) kokoamiseen takautuvasti. Siitä sitten tarkemmin tämän artikkelin jatko-osassa vuonna 2030.

Tutustu AMKIT – tilastoihin AMKIT-konsortion verkkosivuilla.