|
Mikkelin ammattikorkeakoulu otti Voygerin käyttöön lähes samanaikaisesti Linnea2-kirjastojen kanssa, niinpä ehdimme kokeilla automaattista tilastojen keruuta jo vuoden 2002 tilastoihin. Kokemuksemme oli pääsääntöisesti myönteinen, tosin aivan ongelmitta kaikki ei sujunut.
Organisaatiohierarkia kannattaa miettiä tarkoin. Rakenteella on vaikutusta lopputulokseen. Jo suunnittelussa olisi otettava huomioon lähitulevaisuudessa mahdollisesti tapahtuvat muutokset, esim. kirjastojen yhdistämiset. Loppuun asti harkittu hierarkia säästää aikaa ja vaivaa jatkossa. Jos ja kun hierarkiaa täytyy myöhemmin muuttaa, se hankaloittaa ainakin aikasarjojen seurantaa. Me valitettavasti joudumme muuttamaan hierarkiarakennettamme viime vuodesta, koska se ei toiminut toivotulla tavalla. Ajattelimme yhteisten toimintojen kuuluvan ylemmälle tasolle kuin kirjastot. Automaattisyötön jälkeen esim. lainalukumme olivat tilastossa vaatimattomasti yhdeksän kappaletta, kun oikea luku olisi ollut 63973. Tämä selittyi sillä, että yhdeksän lainausta oli tehty yhteisten hankinta- ja luettelointipalveluiden tiskin kautta ja kirjastojen lainaluvut alemmalta tasolta eivät summautuneetkaan tähän lukuun. Kun uudistamme organisaatiohierarkiaa vuodelle 2003 lisäämme kirjastojen kanssa samalle tasolle yhteiset toiminnot. Otamme myös huomioon sekä Mikkelissä että Savonlinnassa muutaman vuoden sisällä toteutuvat kampuskirjastohankkeet. Silloin viisi kirjastoa sulautuu kahdeksi isoksi kirjastoksi.
Mistä saamme tiedot KITT:iin?
Voyagerista saadaan TeeTilastot.pl-ohjelmalla luvut lainoista, uusinnoista ja asiakkaista sekä kokoelmatiedot lukuun ottamatta poistoja.
TeeTilastot.pl-ohjelma ja ohjeita sen käyttöön löytyvät osoitteesta http://link.ki.utu.fi/tilastoajot/.
Ohjelma tallennetaan ensin omalle mikrolle tekstitiedostoksi ja siirretään sen jälkeen Armakselle (AMKIT-konsortion yhteiselle palvelimelle). Itse käytän siirroissa SSH:n Secerue File clientia, mutta siirto-ohjelmia on muitakin. Tarvittavat muutokset ohjelmaan kannattaa tehdä Armaksella esim. Piko- tai vi-editorilla, näin varmimmin vältytään M^-merkeiltä. Tarkempia asennusohjeita löytyy Harri Toivosen PowerPoint esityksestä Tilastotietojen laskeminen Voyager-tietokannasta osoitteesta http://www.lib.helsinki.fi/kirjastoala/tilasto.
Harri Toivonen on tehnyt todella hyvää työtä uuden TeeTilastot.pl-version kanssa. Viimevuotiseen verrattuna uutta ohjelmassa on erillinen asetustiedosto xxxdb.config, joka helpottaa varsinkin henkilöitä, joille ohjelmistokoodin lukeminen ei ole jokapäiväistä rutiinia. Ennen tietokantakohtaiset tiedot piti muuttaa suoraan Perl-koodiin ja muutettavien kohtien löytäminen vei oman aikansa. Asetustiedostossa määritellään kätevästi, mistä tietokannasta (oma db) tilastot lasketaan, mitä tilastoja lasketaan, asetetaan lainaukseen liittyvät muutokset sekä yhdistetään kaikki Voyager-kokoelmat KITT-tunnuksiin.
Vuoden 2002 tilastoinnissa minulle aiheutti päänvaivaa KITT-tunnukset tai lähinnä sen ymmärtäminen, mitä ne oikein ovat. Harri Toivosen PowerPoint-esitystä tutkimalla KITT-tunnusten mysteeri kuitenkin vähitellen selkeni. Organisaatiohierarkian ja KITT-tunnusten on vastattava toisiaan. Kaikki Voyagerin tapahtumapaikat yhdistetään omaan KITT-tunnukseensa. Esim. kaikki Nikkarilan kirjaston tapahtumapaikat yhdistettiin KITT-tunnukseen Mamk_nikkarila näin:
$kittId{'Minik Keso'} = 'Mamk_nikkarila';
$kittId{'Minik atk'} = 'Mamk_nikkarila';
$kittId{'Minik h'} = 'Mamk_nikkarila';
$kittId{'Minik hist'} = 'Mamk_nikkarila';
$kittId{'Minik k'} = 'Mamk_nikkarila';
$kittId{'Minik pp'} = 'Mamk_nikkarila';
$kittId{'Minik v'} = 'Mamk_nikkarila';
Muiden kirjastojen tapahtumapaikat yhdistettiin saman periaatteen mukaisesti.
Koska meidän asiakkaidemme tilastointiryhmät poikkeavat yliopistojen käyttämästä, mikä aiheutti vääristymiä asiakkaiden tilastoinnissa. Meillä on 18 E-alkuista ryhmää (2-3 merkkiä) ammattikorkeakoulun ja toisen asteen asiakkaille sekä kaksi A- ja B-alkuista ryhmää yhteistyökumppaneillemme (HKKK:n Mikkeli Business Campus Kirjasto ja Helsingin Yliopisto, Maaseudun tutkimus- ja koulutuskeskus, Mikkeli, kirjasto) ja molemmille yhteiset ryhmät C:stä K:hon. Kun ohjelma laskee kaikki samalla kirjaimella alkavat ryhmät yhteen, tulos ei välttämättä vastaa todellisuutta. Tilastoinnin koulutuspäivässä Harri Toivonen lupaili ohjelmaan muutosta, joka huomioisi erilaiset asiakkaiden tilastointikategoriat paremmin.
TeeTilastot.pl-ohjelman ajo palvelimella on nopeaa. Muutaman testaus kerran perusteella ohjelma toimii Armaksella aivan yhtä hyvin kuin viime talvena meidän omalla Mikki-palvelimellamme.
Testausvaiheessa kannatta ajaa tilasto-osio kerrallaan ja tarkastella saatua tulostiedostoa, vastaako se todellisuutta. Testiajo viime kuun lainausluvuistamme antoi lähes saman tuloksen kuin Voyagerin oma Global Transaction Statistics-raportti. Eroa tuloksissa oli kaksi lainaa. Tilastointiohjelma käynnistetään palvelimella komennolla esim. komennolla ./TeeTilastot.pl xxxdb.config 1.1.2003 31.12.2003 >tuloste.xml. Xml-tulostetta voi tarkastella jo palvelimella esim. more tuloste.xml -komennolla. Lomakkeen tulkitseminen on hiukan hankalaa, muttei mahdotonta.
Viime talvena lopullisen tuloslomakkeen siirto KITT-tietokantaan onnistui helposti. Xml-lomake täytyi ensin siirtää palvelimelta omalle mikrolle. Tämän jälkeen avasin http://yhteistilasto.lib.helsinki.fi/ -sivun KITT-tietokantaan. Kirjaudun sisään ylläpitoon, tietojen syöttö-otsikon alta löytyi automaattinen syöttö-linkki. Browse-painike avasi ikkunan oman tietokoneen resurssienhallintaan, josta etsin tuloste.xml:n. Lomakkeen tiedot siirtyivät tietokantaan.
Muut kuin automaattisesti Voyagerista saatavat tiedot
Webvoyagerin käytöstä saadaan tiedot poimittua tilastointilomakkeen kohtaan 2.9.1 Access-logista esim. Raimo Körkön Oulun yliopistossa tekemällä tilasto.pl-ohjelmalla, joka puolestaan löytyy osoitteesta: http://www.kirjasto.oulu.fi/linnea2/tilastot/. Ohjelmaan täytyy muuttaa oman tietokannan tiedot. Myös esim. Analogilla saadaan vastaavat tiedot kaivettua access-logista. Armakselta oman access-logisi löydät /m1/logs/apache-hakemistosta.
Mikkelin ammattikorkeakoulun Kirjasto- ja tietopalveluiden www-sivujen kävijämäärän saamme suhteellisen luotettavasti kävijälaskurin perusteella.
Olemme tehneet excel-taulukon niistä kirjastokohtaisista tiedoista, joita ei saada poimittua suoraan Voyagerista. Jokaisen kirjaston kirjastovastaava täyttää tilastolomakkeen ja toimittaa sen tilastovastaavalle, joka tekee lomakkeista yhteenvedon.
Kirjasto- ja tietopalvelun kotisivuille linkityttyjen elektronisten aineistojen käytöstä saadaan käyttötietoja mm. FinELibin kautta.
Taloutta ja henkilöstöä koskevat tiedot saadaan ainakin osittain suoraan AMKOTA:sta.
Kun tarvittavat tiedot on kerätty, kirjastovastaavat eli KIVAT, tilastovastaava ja laatu- ja tilastotointiryhmämme käyvät luvut läpi, ja tekevät tarvittavat korjaukset ennen varsinaista syöttöä KITT-tietokantaan.
Tilastovastaava huolehtii sekä automaattisesta että manuaalisesta syötöstä KITT-tietokantaan. Viime kevättalvella puuttunut timeout-ilmoitus aiheutti muutaman harmaan hiuksen, eli kun joskus joutui keskeyttämään tietojen syötön lukujen tarkistuksen tai puhelinsoiton vuoksi, näytti että tietoja voi syöttää normaalisti. Ne eivät kuitenkaan tallentuneet. Tietysti täälläkin pätee vanha tuttu ohje "tallenna aina välillä", mutta kun lomakkeet ovat pitkiä, niin tallennus-painikkeen löytäminen vie oman aikansa. Ja muistaako sitä kiireessä?
Toinen ongelmallinen kohta oli se, että Tallenna valmiina -painike lukitsi koko syötön. Loogisesti ajatellen se tuntui tarkoittavan vain kyseistä välilehden hyväksymistä valmiiksi eikä koko omaa tilastoa. Tallennusta on luvattu selkeyttää ohjelman tulevaan versioon.
KITT-tietokanta-ohjelma yhdistää tiedot, tämän jälkeen KIVAT, tilastovastaava ja laatu- ja tilastointiryhmä tarkastavat vielä tulokset. Tilastovastaava korjaa jos virheitä löytyy.
KITT-tietokantaohjelma yhdistää tiedot, jonka jälkeen saadaan valmis tilasto, joka käydään läpi tilastovastaavan johdolla kirjastovastaavien ja muiden työryhmien kanssa.
Motto: Miten se tilaston määritelmä menikään??? Valhe, emävalhe, tilasto...
Kirjoittanut Mikkelin ammattikorkeakoulun Kirjasto- ja tietopalveluiden atk-suunnittelija Eila Montonen
|