Oulun seudun ammattikorkeakoulun julkaisurekisteri perustettiin vuonna 2004. Julkaisurekisteriin tallennetaan viitetiedot henkilökunnan julkaisuista. OAMK:ssa päädyttiin ratkaisuun, että erillistä julkaisutietokantaa ei perusteta, vaan julkaisurekisteriviitteet tallennetaan kirjaston Voyager-kokoelmatietokantaan. Julkaisurekisterin käyttöönotto on helpottanut julkaisutietojen löydettävyyttä ja tuonut asialle näkyvyyttä.
Julkaisutietojen tallennus Voyager-tietokantaan aloitettiin lokakuussa 2004. Kesällä 2005 alkoi julkaisurekisteriohjelman suunnittelu nykyiseen muotoonsa Michael Doranin Newbooks List -ohjelman pohjalta. Julkaisurekisteriohjelma otettiin käyttöön Leevi-kokoelmatietokannassa marraskuussa 2005 ja Leevin etusivulle tehtiin linkki julkaisurekisteriin. Ohjelmaan liittyvät dokumentit ovat saatavilla Armas-palvelimelta.
Ohjelman toteutuksessa luotu julkaisurekisteri-käyttöliittymä on erittäin käyttäjäystävällinen. Sieltä voi etsiä henkilökunnan julkaisutietoja eri tavoilla. Hakuja voi tehdä yksiköittäin, luokituksen, tekijän tai ajanjakson perusteella sekä vapaasanahaulla tai näiden erilaisin yhdistelmin. Huonona puolena on se, että käytetty julkaisurekisteriohjelma ei kuulu Voyagerin vakio-ohjelmistoon, vaan on ulkopuolella tehty. Tästä seuraa, että kun Voyageria päivitetään, se saattaa aiheuttaa myös julkaisurekisterin puolella uudelleen ohjelmointia. Myös nyt käytössä olevassa julkaisurekisteriohjelmassa hakuominaisuudet poikkeavat jonkin verran Leevin hakuominaisuuksista.
Vaihtoehtona omalle välilehtityyppiselle käyttöliittymälle pohdittiin myös sellaista, että julkaisurekisterin käyttö olisi toteutettu normaalin Voyager Opacin piirissä ja sen lisäksi www-sivuillemme olisi toteutettu välilehdellä nyt käytössä olevia hakuja vastaavia hakuja valmishakuina. Valmishakuina olisivat olleet esimerkiksi yksikön ja vuosiluvun mukaiset haut. Tekijähakujen ja muiden sellaisten hakujen toteuttaminen, joissa hakutermi ei ole ennalta listattavissa, olisi ollut vähän mutkikkaampaa.
Tähän mennessä rekisteriin on toimitettu jo lähes 700 julkaisurekisteriviitettä ja viitteiden määrä kasvaa koko ajan. Rekisteriin kuuluvaa materiaalia ovat painetut ja elektroniset julkaisut sekä audiovisuaalinen aineisto. Julkaisematonta materiaalia, kuten monisteita ja luentotiivistelmiä, julkaisurekisteriin ei tallenneta.
Julkaisutietojen toimittaminen perustuu henkilökunnan oman aktiivisuuteen. Henkilökunnan intranetistä löytyvät ohjeet julkaisutietojen toimittamiseen. Suurin osa julkaisutiedoista toimitetaan sähköpostitse; tätä varten on luotu oma sähköpostiosoite ja sähköinen lomake. Monet toimittavat myös julkaisutietonsa tai alkuperäiset julkaisut oman yksikkönsä kirjastoon, mistä ne toimitetaan edelleen luetteloitavaksi julkaisurekisteriin. Alkuperäiset julkaisut palautetaan luetteloinnin jälkeen omistajalleen.
Ammattikorkeakoulun www-sivuilta henkilökunnan tiedot löytyvät haku-välilehden henkilöstöhaun kautta. Julkaisurekisteriin tietoja toimittaneilla on henkilökortin alareunassa linkki "Julkaisut kirjaston julkaisurekisterissä", mistä pääsee suoraan julkaisurekisteriin kyseisen henkilön julkaisujen kohdalle (ns. valmishaku).
Oulun seudun ammattikorkeakoululla on ollut toistaiseksi käytössä julkaisujen luokittamisessa Julki-tietokannassa käytössä oleva KOTA-luokitus, koska AMKOTA-luokitusta ei ole vielä ollut käytettävissä, mutta lähiaikoina siirrytään AMKOTA-luokitukseen. Julkaisurekisteristä on sitten helppo kerätä AMKOTA:an tiedot henkilökunnan julkaisujen määristä; näitä tietoja käytetään tulevaisuudessa ammattikorkeakoulujen tasoneuvotteluissa ja tuloksellisuusmitoissa sekä -rahoituksessa. Opetusministeriön julkaisemassa Ammattikorkeakoulujen tietohallinto ja tuloksellisuusrahoitus -muistiossa esitetään, että julkaisujen määrä -mitassa kirjoja painotetaan kertoimella kaksi ja artikkeleita sekä elektronisia ja audiovisuaalisia tuotteita kertoimella yksi. OPM:n ohjeiden (5.5.2006) mukaan tilastoinnissa tullaan käyttämään alla olevaa luokittelua ja kaikissa luokissa tilastoidaan erikseen Suomessa ja ulkomailla julkaistut.
1 Artikkelit
1.1 Referee-menettelyn kautta julkaistut artikkelit
1.2 Artikkelit ammatti- ja tiedelehdissä
1.3 Artikkelit muissa lehdissä mukaan lukien sanomalehtiartikkelit
1.4 Artikkelit kokoomateoksissa
2 Kirjat
2.1 Oppikirjat
2.2 Työelämälle suunnatut oppaat tai vastaavat julkaisut
2.3 Erillisteokset, jotka vastaaja on toimittanut tai kääntänyt
2.4 Tieteelliset erillisteokset
3 Elektroniset ja audiovisuaaliset aineistot
Parhaillaan harkitsemme, olisiko tarpeen perustaa omia lisäluokkia.
AMKOTA:an kerätään tilastotietoja ammattikorkeakouluista koulutusaloittain, joten luettelointitietoihin täytyy lisätä koulutusyksikön lisäksi/tilalle koulutusala. Tämän vuoksi myös julkaisurekisteriohjelmaa täytyy muokata. Toiveissa on myös mm. saada tulevaisuudessa kirjastotietokannoissa yleisesti käytössä oleva suoraan elektronisiin aineistoihin vievä e-linkki julkaisurekisteriinkin käyttöön. Mahdollisesti julkaisurekisteri tulee haettavaksi myös Nelli-portaaliin omana kokoelmanaan. Suunnitelmissa on lisäksi alkaa kerätä kirjastoon henkilökunnan julkaisuista fyysiset kappaleet.
Lisätietoja antaa kirjoittajien lisäksi kirjaston johtaja Pirkko Pietiläinen.
Riitta Kokko, Sanna Savolainen, Minna Koistinen
Oulun seudun ammattikorkeakoulun kirjasto