Lapin yliopisto ja Rovaniemen ammattikorkeakoulu saivat erillisen EAKR- rahoituksen Matkailualan tutkimus- ja koulutusinstituutin tietokeskuksen kalustamiseen, varustamiseen ja aineiston hankintaan. Tässä artikkelissa kerromme pääosin tietokeskuksen aineiston hankintaprosessista aineistoittain.
Tietokeskushankkeen tekee haasteelliseksi usean eri oppilaitoksen yhteistyö kiireisellä aikataululla. EAKR- hanke alkoi helmikuun alussa ja loppuu toukokuussa. Fyysinen hankittu aineisto sijoitetaan uuteen perustettavaan Matkailuinstituutin tietokeskukseen, joka tulee sijaitsemaan entisellä Ramk:n palvelualojen kampuksella Viirinkankaalla.
Taustatyötä
Hankkeen taustaksi kävimme vierailulla Joensuun yliopiston Savonlinnan matkailualan opetus- ja tutkimuslaitoksen tietokeskuksessa. Kiitämme informaatikko Mari Niemeä ja muita meidät lämpimästi vastaanottaneita vieraanvaraisuudesta. Oli mielenkiintoista kuulla laitoksen historiasta, toiminnasta ja sen yhteistyöstä Mikkelin ammattikorkeakoulun kanssa.
Pyrimme myös selvittämään, miten muissa kirjastoissa on toimittu, kun uudelle yksikölle on hankittu projektiluontoisesti aineistoja. Aiheesta ei ole kirjoitettu kovin paljoa. Suzanne Gyeszly on kirjoittanut Texas A&M University:n perustamisesta Qatariin. Hän tarkastelee erityisesti välittäjän ja kirjaston välistä yhteistyötä. Jonkin verran hän käsittelee sitä, miten tiedekunnista on saatu aineistoehdotuksia. Hän myös mainitsee peruskokoelmamäärittelyssä Pohjois-Amerikan pienten korkeakoulujen (college) kokoelmaluettelot ja "Books for College libraries" -luettelon käytön. (Gyesly 2008, 56 – 57). Michael Stoller omassa artikkelissaan korostaa käyttäjien mukaan oton tärkeyttä kokoelmien kehittämisessä (Stoller 2005, 7).
Painetun aineiston valinta
Pyysimme hankintaehdotuksia opettajilta ja tutkijoilta koko hankkeen ajan. Heidän kanssaan käytiin keskusteluja ja vaihdettiin sähköpostiviestejä koulutusorganisaatioiden tarpeiden kartoittamiseksi ja konkreettisten hankintaehdotusten saamiseksi. Järjestimme myös korkeakoulujen alan yksiköille keskustelutilaisuuden asiasta. Valitettavasti osanotto siihen oli vähäistä
Pyysimme ja saimme useita kattavia julkaisulistoja kirjakaupoilta tällä hetkellä saatavissa olevasta aineistosta. Kierrätimme kirjalistoja opettajilla, minkä pohjalta oli helpompi saada aineistohankintaehdotuksia. Ennen lopullista valintaa tarkistettiin vielä, ettei julkaisu jo ole aineistoissa.
Saimme Layk:n tutkijaryhmältä listan tämän hetken tärkeistä tutkijanimistä. Tilasimme siihen tukeutuen matkailun tutkijoiden saatavissa olevia julkaisuja. Saimme myös Savonlinnan instituutista kotimaisten matkailututkijoiden listan sekä julkaisuluettelon, ja pyrimme hankkimaan saatavissa olevat meiltä puuttuvat julkaisut. Lisäksi kävimme ISI Web of Sciencen perusteella läpi tärkeimpiä tutkijanimiä ja hankimme heidän julkaisujaan.
Kävimme läpi Linda-tietokannasta Suomen yliopistokirjastojen matkailun ja lähialueiden aineistoja. Tilasimme puuttuvan aineiston harkinnan perusteella. Erityistä huomiota kiinnitimme Joensuun yliopiston Savonlinnan aineistoihin. Vertasimme matkailun ja ravintola-alan ammattikorkeakoulujen kokoelmia omaamme. Kävimme myös läpi Libriksestä vastaavan ruotsinkielisen matkailualan aineiston. 
lisäksi Lapin maakuntakirjaston Lappi-osaston aineisto oli jonkin verran tukena tietokeskuksen hankintoja tehtäessä. Hankkeen edetessä teimme hankintoja tutkijoiden ja opettajien ehdotuksesta myös organisaatiotutkimukseen, johtamiseen, markkinointiin (erityisesti Internet-markkinointiin) sekä muihin lähialueisiin liittyen.
Päivitimme olemassa olevaa kurssikirjakokoelmaa. Tilasimme myös jonkin verran kartta-aineistoa, matkaoppaita ja sanakirjoja. Erityistä huomiota kiinnitimme tutkimusmetodikirjallisuuden hankintaan.
Kausijulkaisujen valinta
Kotimaiset matkailualan lehdet tulevat jo kirjastoihimme. Tilasimme muutamia lähialueen lehtiä, joita tulee muihin matkailun sekä hotelli- ja ravintola-alan kirjastoihin. Ulkomaisten lehtien osalta pyysimme lehtitoimittajaa listaamaan meille heidän tietokannassaan olevat matkailualan lehdet. Kävimme läpi myös Savonlinnan matkailualan tietokeskuksen lehtilistan. Selvitimme joihinkin keskeisiin ulkomaisiin matkailualan tiedekuntiin, laitoksiin ja tutkimuskeskuksiin saapuvat lehdet. Näiden selvitysten jälkeen tilasimme keskeiset puuttuvat lehdet, mikäli ne eivät tulleet meille minkään e-aineistopaketin mukana. Saimme myös tutkijoilta ja opettajilta lehtihankintaesityksiä.
Elektronisten aineistojen valinta
Pyrimme täydentämään aineistot niin, että ammattikorkeakoululla ja yliopistolla olisi yhteneväiset aineistot matkailualalla. Katsoimme, että vain näin voimme tarjota aineistoja opiskelijoiden sekä opetus- ja tutkimushenkilökunnan tarpeisiin mahdollisimman tasapuolisesti. Pyrimme e-kirjoissa kertaostoihin. Emme ryhtyneet lisensoimaan ehkä tarpeellisiakin e-aineistoja, jos olisi todennäköistä, että ne olisivat vain vuoden käytössä.
Käytössämme oli Lapin yliopiston matkailututkimusryhmältä saatu lista matkailualan tiedekunnista tai laitoksista, joiden kirjastoihin kannatti tehdä tässä hankkeessa benchmarkingia. Kohteet olivat University of Strathclyde Library, Temple University (US), University of Florida, University of Waterloo (Canada), James Cook University (Australia), Arizona State University Libraries (US), University of Calgary Library (Canada), Virginia Tech University Library (US), University of Surrey library (UK), University of Hong Kong (China) ja Texas A&M University library (US). Näiden yksikköjen aineistojen perusteella pystyimme arvioimaan, mitkä ovat maailmalla keskeisiä alan e-aineistopaketteja.
Tärkeimmäksi e-paketiksi matkailualalla osoittautui Ebscon Hospitality and Tourism Complete, jonka lisensioimme molemmille korkeakouluille. Myös Sagen e-reference -listalta hankittiin matkailuun liittyvät julkaisut kertaostona molempiin yksiköihin. Hankimme mm. myös uuden Sagen reference online handbook e-kirjakokoelman. Aineistoja ei saatu täysin yhteneväiseksi kahdelle korkeakoulukirjastolle.
Tuleviin hankkeisiin
Mitä tämän hankkeen perusteella voisi sanoa vastaavassa tilanteessa olevalle? Olemme saaneet tilaisuuden vastata osittain asiakaspalautteisiin, joissa toivotaan uusia aineistoja. Hanketyöhön kannattaa yksikössä varata riittävästi aikaa. Myös valtuuksista on hyvä sopia edeltä käsin. Tässä hankkeessa meillä oli kahden viikon välein hankepalaveri ohjausryhmän kanssa. Tällöin oli mahdollista ottaa esille ongelmakohtia ja ajankohtaisia asioita. Kannattaa selvittää myös, onko mahdollista käyttää muuta henkilökuntaa apuna hanketyössä. Kirjaston kannattaa luoda ja ylläpitää suhteita opetus- ja tutkimushenkilökuntaan, jotta yhteistyö toimisi myös tällaisten hankkeiden aikana sujuvasti. Budjettiin kannattaa tulevissa hankkeissa varata oma osionsa myös aineiston käsittelylle.
Tällä hetkellä Matkailuinstituutin tuleva kirjasto on keskellä muuttoa, ja odottelemme innokkaina remontin alkamista sekä syksyistä avajaispäivää.
Heidi Minkkinen
Tapani Takalo
Lähteitä
Matkailualan tutkimus ja koulutusinstituutti: http://mtki.infoweb.as.tietotalo.fi/Suomeksi.iw3
Joensuun yliopiston Savonlinnan matkailualan opetus- ja tutkimuslaitoksen tietokeskus: http://www.tourismuninet.org/fi/sisalto/07_tietopalvelu/?selres=375367
Gyeszly, Suzanne (2008), "Advanced Collection Development project in partnership with a vendor", Collection Building, Vol 27, No. 2, pp. 56-62.
Stoller, Michael (2005), "Building library collections: it's still about the user", Collection Building, Vol 24, No. 1, pp 4-8.